Profissionais que trabalham a maior parte do tempo na rua ou em viagens corporativas possuem gastos diferenciados daqueles que estão no escritório. Almoçar, colocar combustível no carro ou se hospedar em outra cidade geram despesas que precisam ser cobertas por uma eficaz política de reembolso.
Uma política de reembolso é termo que especifica as despesas pelas quais a empresa é responsável. A partir dele, os colaboradores têm o apoio necessário para receber de volta os valores gastos durante o expediente e também permitirá uma melhor gestão dos recursos destinados às viagens de negócio.
Continue a leitura deste artigo e saiba como criar uma política de reembolso em sua empresa e, se tiver alguma dúvida no assunto, deixe nos comentários para que possamos entrar em contato com você.
Viagem a trabalho: CLT e direitos do viajante
A política de reembolso está prevista em lei, pois despesas com deslocamento, hospedagem, refeições, combustível, pedágios e outras precisam ser cobertas pela empresa — pois o colaborador encontra-se a trabalho. Quando sua empresa não prevê o reembolso dessas despesas, o colaborador é penalizado financeiramente e pode levar o caso à Justiça.
Para viagens corporativas, alguns dos detalhes que precisam ser avaliados são: horas extras, diárias, adiantamentos e seguros proteção para casos de acidentes. Por isso, é fundamental respeitar as leis e assim evitar problemas jurídicos.
Definindo uma política de reembolso para viagens
1. Entenda a realidade da empresa
O primeiro passo para definir uma política de reembolso transparente e completa é entendendo a realidade da sua empresa. Identificar o perfil do colaborador irá facilitar, inclusive, a previsão dos gastos mais recorrentes. Por isso, ao organizar essas informações considere o tamanho da organização, a quantidade de profissionais que viajam a trabalho, a frequência com que isso ocorre entre outros fatores.
Uma excelente forma de documentar essas informações seria por meio de uma política de viagens. Esse tipo de documento pode servir como um auxílio para prever gastos e manter todas as informações descritas acima dentro de um único padrão.
2. Defina limites para as despesas
Depois de traçar o perfil do colaborador que necessita de reembolso, é preciso estabelecer os limites que impedem os excessos. Em uma viagem a trabalho, por exemplo, o limite para o reembolso de um jantar não pode ser inferior à média do valor gasto em uma refeição na região onde o colaborador se encontra.
3. Organize um processo de prestação de contas
Outro ponto importante da política de reembolso é o processo que envolve a prestação de contas. Determine o período máximo para o envio dos pedidos, destaque os documentos necessários e informe a data do reembolso.
Uma forma de simplificar este processo é utilizando um sistema de viagens corporativas. Por meio dele, seu time pode enviar comprovantes de gastos e solicitar o reembolso das despesas.
4. Integre os setores da empresa
A política de reembolso deve funcionar para todos os colaboradores que têm gastos durante o horário de trabalho ou viagens corporativas. Sendo assim, é fundamental que todos os setores participem de um processo de integração. Recursos Humanos, Financeiro e outros setores devem se comunicar com frequência para que não restem dúvidas sobre essa política e os Gestores precisam conhecê-la para orientar suas equipes.
Mais importante do que criar uma política de reembolso é fazer com que todos os colaboradores compreendam seu funcionamento e entendam a importância que ela tem para o bem-estar do coletivo. Além de ser obrigatória, essa é uma maneira que a empresa encontra de deixar seus processos transparentes e garantir que os seus colaboradores tenham uma visão clara sobre as viagens corporativas realizadas em nome da empresa.
Assim, ninguém se sentirá perdido ou desinformado sobre os gastos que tiver. Por isso, o seu correto estabelecimento elimina dúvidas e direciona o foco do trabalho de todos para os resultados desejados pela companhia.
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