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Logística de eventos: conheça a operação criada para o AEx 2018

Em setembro de 2018, Florianópolis foi o palco para um dos maiores eventos de trade marketing do Brasil. O Agile Experience, promovido pela empresa Involves, recebeu mais de 1,2 mil participantes na “Ilha do Silício” para dois dias de imersão no universo das vendas.

Como a agência de viagem oficial do evento, nossa equipe foi a responsável pela criação de um planejamento logístico completo para atender aos participantes com pacotes de hospedagens, passagens aéreas e transporte. Por isso, não poderíamos deixar de criar um overview de como foi esta operação e quais foram os resultados obtidos no período do pré e pós-evento. Aproveite a leitura! 

Como organizamos a logística de eventos?

Participar de um evento corporativo é uma excelente oportunidade para expandir a sua rede de contatos, atualizar-se profissionalmente e adquirir novas habilidades que somente um ambiente como este pode oferecer. Mas, quando o evento ocorre em outra cidade ou estado, muitas pessoas começam a se preocupar com a parte logística por desconhecerem o local.

Com base na nossa experiência de mercado, sabemos que o ideal é sempre contar com opções de serviços atrativas não só para quem já está na mesma região, como quem está vindo de fora. Por isso, ao oferecer o serviço de viagem para eventos definimos como um dos principais objetivos encontrar opções de hospedagens com o menor tempo de deslocamento até o evento + melhor custo-benefício.

Para o agile experience, não foi diferente. Ao longo do processo de planejamento logístico para o participantes, procuramos diversas opções de hospedagens para que cada participante conseguisse aproveitar o período do evento com o máximo conforto e comodidade. 

1. Hospedagens

Como o evento aconteceu no Resort Costão do Santinho, sabíamos que muitos dos participantes iriam optar pela praticidade e permaneceriam hospedados no local. Mas, para os participantes que não queriam gastar muito e ainda assim queriam manter-se próximo ao evento, escolhemos alguns hotéis 3 e 4 estrelas na praia dos Ingleses — região vizinha e com até 5 km de distância do Costão Santinho. 

Para atender a demanda dos participantes que queriam aproveitar o agile experiente em uma boa localização e pelo melhor preço, escolhemos de 6 a 10 hotéis com pacotes de 2 noites e uma variação de valores entre R$ 600,00 até R$ 1.500,00.

Após finalizarmos às negociações com os hotéis, começamos a estruturar o transporte para o evento. Veja abaixo um pouco mais sobre o serviço:

2. Transporte para o evento

Outro diferencial foi a questão do transporte. Isso porque, além de ser uma forma de economizar, também é de conceder uma segurança maior para aqueles que nunca estiveram na cidade.

Esse planejamento logístico foi realizado de acordo com os horários de início e término do evento, levando em consideração a quantidade de hóspedes em cada hotel e os horários de chegada e partida de cada um deles. Veja abaixo:

  • Aeroporto x Hotel x Aeroporto: o participante encontra a equipe de receptivo na área de desembarque do aeroporto e é direcionado para um carro para levá-lo ao hotel.
  • Hotel x Local do evento x Hotel: os participantes que não ficaram no Costão do Santinho, tiveram uma rota planejada saindo do hotel reservado até o local do evento.

Atendimento aos participantes

Um dos pontos cruciais durante o atendimento foi o relacionamento com o cliente. Sendo um evento seleto e para um público relativamente menor, nós queríamos manter o atendimento da forma mais personalizada possível — entendendo as necessidades de cada participante e entregando a ele uma solução adequada ao seu budget.

Para o processo de atendimento optamos por utilizar uma landing page informativa (você pode vê-la neste link) com os tipos de pacotes que poderíamos oferecer. Após a conversão do participante no formulário de inscrição, um agente de viagem realizava o contato imediato para entender as necessidades do participante e, então, apresentar uma solução.

Dado o volume de solicitações que recebíamos diariamente, logo, percebemos que a tendência e o processo de compra de quem participa de um evento tende a variar bastante. Isso porque desde a confirmação dos participantes que vão comparecer (empresa) até a compra do ingresso (participante), tendem a levar mais tempo por precisarem realizar aprovações dentro do seu ambiente de trabalho.

Por isso, criamos também uma dinâmica para o envio de campanhas de e-mail marketing com promoções e dicas para quem ainda estava no “meio do funil”, seja escolhendo uma hospedagem ou mais à frente, negociando valores.

No caso dos eventos corporativos, a jornada de compra é ainda mais intensa, visto que é muito comum o volume de pessoas procurando por soluções em viagens comece a chegar no seu pico de intensidade nos últimos meses. Extrai um relatório do volume de solicitações que recebemos no período de 120 dias até 30 dias para o evento para que você possa entender essa tendência.

Utilizando o gráfico acima como um exemplo, um ponto que sempre repetimos aos nossos clientes é: não deixem para realizar suas compras em cima da hora. Isso porque além de pagar mais caro, as melhores opções normalmente são as primeiras a serem esgotadas. Ou seja, quem deixa para cima da hora, precisa se adequar ao que sobrou.

Felizmente, para o agile experience, conseguimos fechar todo o nosso volume de hospedagens bloqueadas e tivemos um resultado de NPS 70 na satisfação geral e recomendação da Apino Turismo. Veja alguns dos feedbacks que recebemos abaixo:

Chegamos no final desse conteúdo. Espero que tenha gostado de conhecer um pouco melhor como realizamos o processo de logística para eventos no agile experience. Se estiver com alguma dúvida ou queria saber como implementar uma logística de viagem para o seu evento, fale com a gente nos comentários! 

Para saber mais sobre o assunto, visite outras sessões do nosso blog, curta nosso Facebook ou Linkedin para manter-se atualizado. 

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