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Despesas de viagem: como fazer um relatório profissional?

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As viagens corporativas são ferramentas necessárias para os objetivos das empresas. Com elas, é possível desenvolver o networking e aumentar a integração de suas equipes. No entanto, sempre haverá custos envolvidos que precisam ser controlados e acompanhados, posteriormente, por meio de um relatório. Sendo assim, é de suma importância saber como realizar o cálculo de despesas de viagem e também como produzir um relatório profissional.

Sabendo disso, neste artigo, preparamos um miniguia com diversas dicas para profissionais que precisam entender como realizar o cálculo de uma viagem e também como produzir um relatório profissional. Ficou curioso para aprender mais sobre o assunto? Então, confira nosso conteúdo.

O que é preciso para fazer o cálculo de despesas de viagem?

Defina os gastos

Basicamente, os custos de uma viagem corporativa envolvem gastos com hotel, passagem aérea, alimentação, transporte e seguro. No entanto, essas despesas são definidas em dois grupos: custos antecipados e reembolsáveis. Afinal, o que cada um significa? Vamos explicar!

Os antecipados são aqueles que devem ser pagos pela empresa antes da viagem, como reserva de hotel, passagem aérea e seguro viagem. Já os reembolsáveis são aqueles pagos pelo colaborador e, posteriormente, reembolsados pela empresa. Geralmente, esses são com alimentação e transporte.

Lembrando que é muito importante, no momento de realizar o cálculo das despesas, ter esses dois grupos bem definidos para que a prestação de contas da viagem seja realizada com exatidão. Por isso, não esqueça de destacar qual tipo de custo é cada item do relatório.

Faça o cálculo de forma simples

Saiba que você não precisará colocar cada gasto no papel e depois somar tudo. Isso é coisa do passado e, provavelmente, deveria dar um trabalhão. Felizmente, nos dias atuais, o cálculo das despesas de viagem pode ser feito de forma muito mais simples e rápida.

Você pode, por exemplo, usar uma planilha de Excel ou, para acelerar o processo, pode utilizar um aplicativo de controle de gastos para registrar os itens consumidos ao longo da viagem. Assim, porque os gestores podem contar com muita mais facilidade na hora de analisar as informações.

Terceirize a tarefa

Ocorre que, normalmente, as agências atuam com software moderno e capazes de realizar cálculos de viagem com alta precisão. Eles permitem pesquisar e comparar os melhores preços de hotel, passagem aérea etc. Com isso, é possível fazer o planejamento das despesas de forma otimizada.

Além disso, ao terceirizar a organização das viagens, a empresa conseguirá reduzir os custos consideravelmente, já que as agências atuam em parceria com fornecedores que repassam valores muito mais atrativos. Outra questão importante é a segurança que a terceirização oferece para que a viagem seja realizada com total sucesso. Também, vale lembrar que as agências trabalham com relatórios de viagem online e que permitem desburocratizar diversos processos.

Como produzir um relatório de viagem profissional?

Esse controle vai auxiliar a acompanhar os gastos e efetuar os devidos reembolsos de forma mais prática, além de servir como um documento para futuras comparações. Por isso, separamos algumas dicas básicas para facilitar o seu relatório.

Escolha a ferramenta mais apropriada

Para criar esse documento, é recomendado que se utilize ferramentas próprias para isso. Para casos mais simples, planilhas do Excel ou aplicativos podem ser suficientes e, em outros mais complexos — que envolvam mais informações — o ideal é contar com ajuda de um software mais arrojado.

O importante é que, em ambos os casos, haja uma padronização do relatório de viagem profissional para facilitar seu preenchimento e entendimento de forma clara e objetiva.

Defina as despesas da empresa

Após a decisão de qual ferramenta atende melhor sua necessidade, é imprescindível elencar todas as possíveis despesas que sejam de responsabilidade da empresa, para incluí-las no relatório de viagem profissional.

Para tornar mais fácil esse processo, o ideal é que já exista uma política de viagem estabelecida na companhia, pois ela vai estabelecer regras e controles dos gastos do funcionário.

Deve-se considerar valores de hospedagem, traslados, táxi, alimentação, entre outros. Como exemplo prático, a empresa pode estipular um custo máximo para refeições ou combustível por quilometragem. O que ultrapassar o valor, sem a devida justificativa por parte do viajante, passa a ser responsabilidade dele.

Geralmente, o documento de política de viagem é produzido em parceria com o setor de recursos humanos e o financeiro.

Separe os custos antecipados dos reembolsáveis

Para realizar uma viagem corporativa, algumas despesas precisarão ser pagas de forma antecipada diretamente pela empresa — como passagens aéreas e reservas de hotéis — enquanto outros ficarão sob responsabilidade do funcionário, que consequentemente deverá ser reembolsado — como refeições e táxis.

Para melhor controle contábil, sugere-se que esses custos, que também devem estar discriminados na política de viagem, sejam separados dentro dos relatórios em questão.

Use a tecnologia a seu favor

Em tempos remotos, era necessário aguardar o retorno do funcionário ao fim da viagem para iniciar a elaboração dos relatórios de viagem profissional. Isso, muitas vezes, acarretava atrasos e até mesmo perdas de comprovantes e coisas do tipo.

Hoje, é possível contar com uma comunicação muito mais dinâmica e de forma online, o que pode agilizar o preenchimento do relatório da viagem e evitar os problemas citados.

Além disso, alguns fornecedores podem auxiliar com outras ferramentas tecnológicas. Algumas redes de postos de combustível, por exemplo, têm sistemas de controle de frotas e emitem as cobranças dos abastecimentos diretamente para a empresa. Alguns hotéis também contam com ferramentas similares para hospedagens.

Sem dúvida, essas medidas vão ajudar você a produzir um cálculo muito mais eficiente, elaborar seus relatórios de viagem profissional e otimizar muitos processos no planejamento e execução das viagens corporativas.

Por fim, vale lembrar que quando o assunto é cálculo de despesas de viagem e relatório, há sempre novidades no mercado que podem ajudar a melhorar cada vez mais os processos. Por isso, a última dica é se manter antenado nas novidades do mercado.

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