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Política de viagens corporativas: veja como ter mais compliance e descomplique a hora do reembolso

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**Conteúdo criado pela equipe de conteúdo da Expense On.

Toda empresa deve praticar ações estratégicas para se enquadrar nas legislações da área que atua. Mas, essa preocupação não deve se limitar apenas a aspectos fiscais ou contábeis. O rigor no cumprimento da legislação deve estar presente também nas pequenas ações cotidianas como, por exemplo, nas viagens.

Ter uma política de reembolsos para viagens é essencial para qualquer empresa que tem funcionários que a representa externamente em congressos, reuniões, visitas a clientes, entre outros eventos. É neste documento que contém as normas e regulamentos da companhia, que nem sempre estão previstos na legislação, mas contribuem para o bom andamento do negócio e das atividades exercidas pela empresa.

Entretanto, como praticar uma boa política de viagens e ter mais compliance? É o que você vai conferir neste artigo. Vamos lá?

Entenda o que é compliance

Compliance é um termo que tem origem no verbo em inglês “to comply” que, em tradução livre, significa: “agir de acordo com as regras”. Quando o termo se popularizou era comum associá-lo ao esforço das empresas em se manter de acordo com a legislação jurídica.

Mas, na prática, compliance significa muito mais. É o cumprimento das regras governamentais, padrões éticos, legislação do setor de atuação e, principalmente, das próprias políticas da empresa. Tais regras devem ser cumpridas por todos os colaboradores da empresa, indo do cargo mais baixo até a gerência.

Crie uma política de viagens

A principal ferramenta para o compliance quando tratamos de viagens corporativas é ter uma boa política de viagens. Basicamente, trata-se de definir internamente as diretrizes que deverão ser respeitadas por todos os funcionários.

Entre outras coisas, a política de viagens deve definir os valores que serão gastos pelos colaboradores, o que pode ser reembolsado, quais fornecedores podem ser acionados e sob quais condições.

Uma boa dica é usar uma planilha de orçamento de viagem corporativa, que ajuda a estimar as despesas da viagem, acompanhá-las e depois fazer o comparativo dos gastos.

Faça auditorias periódicas

As auditorias são ferramentas muito importantes para detectar e corrigir eventuais problemas referentes a políticas de viagens. Através delas é possível verificar a veracidade e precisão das informações apresentadas nos relatórios de despesas.

Elas tiram as empresas do modo automático, fazendo com que as mesmas prestem mais atenção nos processos relacionados às viagens corporativas. As auditorias são realizadas principalmente por meio de perícias em documentos.

Engaje os funcionários

Conscientizar os funcionários sobre a política de reembolso significa fazer com que os mesmos compreendam sua importância e estejam comprometidos com ela.

Gastar o máximo permitido em viagens corporativas ou extrapolar não é bom para a empresa e é preciso que os funcionários saibam disso para evitar abusos. Uma planilha de relatório de reembolsos de despesas de viagens seria ideal para manter esse controle.

Construa parcerias com fornecedores

Você pode criar parcerias com fornecedores como, por exemplo, uma agência de viagens corporativas. Esse parceiro pode ajudar sua empresa a reduzir custos, ao mesmo tempo em que tem conhecimento sobre a política de viagens da empresa e ajuda a cumpri-la com mais eficiência.

Use um sistema de controle

Mesmo colocando todas as dicas acima em prática, é possível que alguns custos estejam fora do seu controle. Por isso, um sistema de gestão de reembolso, como o da ExpenseOn, é ideal para você ter ainda mais controle sobre as despesas de viagens.

Com esse sistema de controle é possível escanear notas fiscais, solicitar adiantamentos, visualizar relatórios e acompanhar as informações de forma instantânea, onde e quando quiser.

Além disso, é extremamente importante que o sistema tenha avisos e alertas para que sempre que uma despesa não lançada não estiver de acordo com a política de viagens definida pela empresa, o responsável seja notificado.

E por falar nisso, aproveite para agendar uma demonstração gratuita de nosso sistema de gestão de reembolso. Descubra como ele pode ajudar a otimizar a rotina de viagens corporativas em seu negócio.

Política de viagens corporativas: veja como ter mais compliance e descomplique a hora do reembolso
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