Fazer o controle de gastos em viagens corporativas não é tarefa fácil. Isso porque elas exigem uma série de planejamentos, além de englobar diversos setores de uma empresa, como o de compras, o financeiro até o de recursos humanos, quando não há uma pessoa que faz todos esses papéis.
Com um dia a dia tão corrido, como organizar e calcular todas as despesas com viagens de funcionários?
Neste conteúdo, nós listamos os 4 maiores obstáculos ao calcular gastos de viagens e lhe mostramos como transformar este controle em uma ferramenta de dados para otimizar o seu negócio.
1) Reembolso
Ao falar de reembolso, a maior dificuldade que uma empresa enfrenta é a veracidade das informações apresentadas, seja por registros de gastos extras, por desatenção ou até mesmo por fraude.
Uma pesquisa realizada pela Chrome River Technologies comprovou que as fraudes em despesas custam US$ 1,9 bilhão por ano às empresas americanas. Por isso, o reembolso de viagens corporativas é um ponto bastante delicado e um dos mais importantes no controle de gastos.
A melhor forma de organizar os reembolsos é definindo normas específicas com prazos e as formas pelas quais as solicitações serão realizadas. Saiba como ter mais compliance e descomplicar o reembolso de viagens corporativas.
No entanto, fique atento para não burocratizar demais o processo e evitar exigências desnecessárias, pois isso poderá desmotivar a equipe. E uma viagem, que deveria ser um peça chave nos negócios, passará a ser mais um trabalho maçante.
Nessa pegada, defina prazos e deixe a informação clara para os colaboradores. Afinal, o pagamento é um direito do colaborador, um dever da empresa e a clareza das informações pode fazer parte desta motivação.
2) Lançamento
Muitos negócios optam por não fazer a gestão das suas viagens corporativas, deixando a cargo de um colaborador dentro da própria organização o lançamento das despesas. A tarefa pode parecer simples, mas é importante lembrar que quanto maior for a sua equipe, maior também será a quantidade de notas, pedidos de reembolso e estadias para administrar.
Tanta informação, sem um sistema ou uma regra específica para auxiliar, pode levar a vários erros no lançamento, entre eles pagamentos duplicados e esquecimento de solicitações.
3) Confusão entre vários canais de compra
Atualmente, existem sites para tudo. Embora eles facilitam muito a vida, quando as viagens corporativas ganham escala dentro de uma empresa, esses vários canais podem gerar confusão. Por exemplo, a compra da passagem foi feita no site X, a reserva do hotel no Y e a locação do carro no Z. Agora, imagine isso multiplicado pelo número de funcionários que viajam pela sua organização? Difícil manter o controle de gastos, não é mesmo?
4) Perda de faturas
Para as empresas que optam pelo pagamento de viagens corporativas por faturamento, não só o controle de despesas, mas também a gestão desse pagamento pode ser um ponto de atenção.
Com prazo de pagamento de, geralmente, sete dias, e sem muita margem para negociação, caso uma ou outra fatura se perca, a dor de cabeça é ainda pior depois. E esta não é uma situação de ocorrência excepcional, principalmente, para empresas que já cresceram. Você não quer ter fornecedores cobrando uma fatura perdida e sem pagamento, não é mesmo?
Como evitar essas dificuldades no controle de gastos com viagens corporativas?
A nossa dica de ouro para evitar essas 4 dificuldades do controle de gastos é contar com uma agência de viagem especializada.
A agência de viagem corporativa irá otimizar os processos dentro da sua empresa e liberar seus funcionários para investirem tempo no que realmente importa: o sucesso dos negócios.
Além disso, contar com essa ajuda especializada irá assegurar os melhores preços, já que possuem acordos diferenciados e relacionamento próximo com diversos fornecedores. E o principal, a agência entrega o controle de gastos das viagens corporativas com o estabelecimento de políticas de viagens, recibos unificados e fluxos automatizados de autorização de compra. Tudo isso, levando em consideração às necessidades da sua empresa.
Conheça mais vantagens em contar com uma agência de viagens corporativas.
Quer saber mais sobre como controlar gastos em viagens corporativas? Acompanhe o blog da Apino Turismo.