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O que é uma viagem corporativa? Saiba como organizar!

Investir em uma viagem corporativa pode render excelentes resultados para o seu negócio, desde a capacitação de colaboradores e a geração de novos conhecimentos até a integração das equipes. No entanto, essa estratégia demanda tempo, trabalho e investimento. Por isso, é essencial que alguns pontos importantes sejam levados em consideração antes de começar o planejamento.

Para que a ação atenda às expectativas e alcance os resultados esperados, é preciso observar detalhes como a criação de uma política de viagens na empresa e outros que vamos apresentar neste post. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Como organizar uma viagem corporativa

Planeje com antecedência

Um dos requisitos essenciais para organizar uma viagem corporativa de sucesso é o planejamento, que deve ser feito com o máximo de antecedência. Por meio dele, o gestor será capaz de visualizar cada etapa do projeto, evitando correrias e brechas para imprevistos.

Questões como roteiro da viagem, quantidade de funcionários que participarão, orçamento disponível, reserva de hotéis e passagens, entre outras mais práticas, podem ser decididas com maior tranquilidade quando o planejamento é feito com (no mínimo) duas ou mais semanas de antecedências. Sem contar que as chances de encontrar preços mais atrativos e analisar propostas são maiores.

Defina um roteiro

Assim como o planejamento, o roteiro auxilia na organização da viagem antes e enquanto ela está acontecendo. Esse documento também ajuda a manter o foco naquilo que se deseja alcançar, sendo uma ótima ferramenta de administração do tempo.

Sabemos que, em viagens de negócios, tempo é dinheiro, então saber o horário de chegada, o transporte escolhido no translado, o hotel e outros detalhes tornam a viagem mais produtiva. Uma boa dica é organizar uma agenda para auxiliar os colaboradores durante a estadia na cidade. Ela deve ser repassada a todos os funcionários antes do embarque e precisa estar alinhada com os objetivos da empresa.

Crie uma política de viagem

Toda empresa que utiliza viagens corporativas para fazer reuniões, fechar negócio e firmar parcerias deve ter uma política de viagem, que nada mais é do que um conjunto de regras criadas para nortear as etapas envolvidas na realização desses eventos. Elas são fundamentais para reduzir o tempo com processos administrativos e operacionais, além de outras vantagens como:

  • controle de despesas;
  • menor tempo gasto com processos operacionais;
  • maior qualidade nos serviços prestados durante a viagem;
  • estratégias mais alinhadas com a cultura da empresa;
  • detalhamento sobre a responsabilidade do viajante.

Saiba pesquisar passagens aéreas

Uma das coisas que mais pode pesar no bolso durante o planejamento de uma viagem corporativa é o preço das passagens aéreas. De fato, esse custo não é negociável, mas é totalmente possível economizar muito e, muitas vezes, conseguir preços imbatíveis. Para isso, é fundamental se organizar e saber quando e onde comprar as passagens.

Se você já tem a data definida e sabe quantas pessoas deverão viajar, o ideal é agir com o máximo de antecedência possível. Não deixe a compra para a última hora, pois a tendência é sempre aumentarem os preços. Além disso, não compre no primeiro site que achar.

Para realizar uma viagem corporativa e pagando menos, o ideal é contar com um agência parceira. As agências de viagens corporativas, normalmente, conseguem reduzir os custos para a empresa por possuírem acordos diferenciados com as companhias aéreas. Dessa forma, a sua empresa pode aproveitar esses e conseguir melhores preços nas próximas viagens corporativas.

Defina o hotel

Outro planejamento importante de uma viagem corporativa é a definição do hotel. Imagine ter uma viagem marcada, passagens compradas e deixar para reservar os quartos em cima da hora? E se não tiver vagas suficientes? Nem cogite dar uma mancada dessas!

A escolha do hotel deve ser um dos primeiros pontos a ser observado no planejamento. Ao fazê-lo com o máximo de antecedência, você pode conseguir diversas vantagens, como descontos para grupos, elaboração de uma logística mais detalhada, escolha das melhores estruturas, entre outros.

Oriente os funcionários

É importante que os colaboradores entendam que uma viagem de negócios tem orçamentos e objetivos bem definidos, exigindo atenção do colaborador para que as viagens não se tornem onerosas para a empresa. Para não correr o risco de um funcionário trazer surpresas desagradáveis, é importante orientar sobre a política de viagens da empresa e as responsabilidades do viajante. Abaixo, você pode conferir algumas orientações úteis:

  • evitar atrasos para não ter que remarcar e cancelar bilhetes e reuniões;
  • organizar a mala com os itens necessários;
  • registrar os gastos;
  • preparar as reuniões;
  • respeitar as leis de trânsito para evitar multas em carros alugados.

Quando a viagem é feita para um evento, incentive uma meta para que seus colaboradores gerem novos contatos estratégicos, já que essa é uma ótima oportunidade de conhecer clientes, fornecedores e parceiros.

Organize o orçamento

É imprescindível ter controle total dos gastos da viagem corporativa, desde a locomoção à alimentação do participante. Esse item é parte fundamental da política de viagem e deve estar claro ao funcionário. Além disso, é preciso haver limites e regras daquilo que se pode ou não fazer durante o roteiro, como jantares em meio ao hotel ou gastos excessivos com combustíveis, por exemplo.

Toda a logística de uma viagem corporativa requer muita atenção e trabalho, e isso demanda alguns custos para a empresa. Portanto, é preciso contar com muita organização para que a viagem não extrapole o orçamento inicial e perca todo o seu objetivo.

Se você não esta obtendo o resultado esperado ou não tem experiência suficiente para organizar essa atividade, o melhor caminho é buscar uma assessoria especializada, conforme mostraremos no próximo tópico.

Saiba mais — Política de reembolso: como criar uma para viagens corporativas?

Contrate uma agência de viagem corporativa

Completar todas as etapas acima com excelência não é uma tarefa fácil. Para que tudo saia como o esperado, o ideal é designar uma equipe exclusiva, para cuidar de todos os processos da viagem corporativa. A escolha de uma agência especializada nesse tipo de serviço também é uma etapa importante. Dessa forma, você tem a garantia de que uma empresa cuidará de toda a logística, com a experiência necessária para cumprir prazos e os limites do orçamento.

Como você viu, as viagens de negócios devem ser conduzidas com base em estratégias bem definidas para que haja redução de custos e otimização do tempo, mas sem comprometer o conforto do colaborador em viagem. Além disso, elas devem atender aos objetivos da organização e atingir os resultados esperados pelos gestores.

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