Viagem corporativa: o que é e como posso organizar?
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Uma viagem corporativa é um meio de conquistar resultados positivos para os negócios, desde a capacitação de colaboradores, a geração de novos conhecimentos e a integração das equipes até o fechamento de novos contratos e o estreitamento de laços com fornecedores. No entanto, essa estratégia demanda tempo, trabalho e investimento e pode sobrecarregar pessoas dentro das corporações.

Para que a organização de uma viagem corporativa seja bem feita e atenda às expectativas tanta da empresa quanto do viajante, alguns pontos devem ficar bem claros, como a divisão de tarefas e a atenção a valores, principalmente de passagens e hospedagens, que precisam estar indicados em uma política de viagens. Saiba mais sobre o assunto nos tópicos abaixo.

Como organizar uma viagem corporativa

Para ficar bem claro esse processo, o dividimos em quatro etapas: passagens, hospedagem, transporte e roteiros, e vamos tratar delas abaixo.

Passagens

As passagens são um dos itens mais caros de uma viagem, e por isso é preciso prestar bastante atenção no momento de adquiri-las. Quanto mais antecedência melhor para comprar nos sites das companhias aéreas. É preciso pesquisar muito e inclusive calcular datas mais abrangentes, já que muitas vezes é mais válido estender a viagem por um dia para que o pacote saia mais barato, mesmo tendo que pagar uma noite a mais de hospedagem.

Também é preciso ficar alerta nos compromissos do viajante para que os voos coincidam com os horários marcados. Passagens com mais escalas são mais baratas, mas pode ser muito estressante para o viajante e por isso o ideal é tentar um equilíbrio nesse processo.

Hospedagem

Definir o hotel (ou os hotéis no caso de o viajante precisar se deslocar para mais de uma cidade) é muito importante. Assim, essa escolha deve ser um dos primeiros pontos a ser observado no planejamento. Ao fazê-lo com o máximo de antecedência, você pode conseguir diversas vantagens, como descontos para grupos, elaboração de uma logística mais detalhada, escolha das melhores estruturas, entre outros. É importante também equilibrar os gastos nessa hora, proporcionando conforto para o viajante, sem onerar tanto o bolso da empresa.

Transporte

Como o viajante irá se deslocar durante essa viagem corporativa? Vai utilizar táxis? Aplicativos de transporte? Alugar um carro? É preciso colocar tudo isso no papel, inclusive os compromissos dos profissionais e o tempo necessário de deslocamento de um local para o outro para definir a escolha de um transporte. Também nesse caso é preciso pensar tanto no conforto do viajante quanto nos valores a serem gastos.

Roteiro

A organização de uma viagem corporativa requer um roteiro bem planejado para otimizar tempo e dinheiro. Um bom roteiro também ajuda a manter o foco nos resultados desejados durante a viagem. Uma boa dica é organizar uma agenda para auxiliar os colaboradores durante a estadia na cidade. Ela deve ser repassada aos viajantes antes do embarque e precisa estar alinhada com os objetivos da empresa.

A importância de uma política de viagem corporativa

Para que uma viagem corporativa seja organizada com sucesso, é preciso elaborar uma política de viagens que padronize determinados aspectos, tornando muitos processos mais simples e até automatizados. Essa política nada mais é que um conjunto de regras criadas para nortear as etapas envolvidas na organização de viagens corporativas. Elas são fundamentais para reduzir o tempo com processos administrativos e operacionais, além de outras vantagens como:

  • Controle de despesas
  • Menor tempo gasto com processos operacionais
  • Maior qualidade nos serviços prestados durante a viagem
  • Estratégias mais alinhadas com a cultura da empresas
  • Detalhamento sobre a responsabilidade do viajante

Saiba tudo sobre a política de viagem corporativa

Como uma agência de viagem corporativa pode ajudar nesse processo

Boas agências de viagens corporativas são especializadas no segmento e conhecem todas as políticas envolvidas nesses casos. Elas conseguem otimizar os recursos da empresa, como tempo, dinheiro e os próprios profissionais, e fazer das viagens corporativas oportunidades únicas de negócios, mesmo com orçamentos apertados. 

Tradicionalmente, as agências de viagens corporativas realizam todo o trabalho braçal ao se organizar uma viagem. Elas atuam comprando as passagens (com as melhores tarifas), realizando reservas em hotéis (também procurando pelos melhores preços), inscrições em eventos, traslados e tudo o que for necessário para que profissionais se desloquem em nome de uma corporação. É preciso, no entanto, delegar todo o trabalho a essa agência e confiar que tudo esteja sendo realizado da melhor forma possível.

Como uma agência pode ajudá-lo em viagens de última hora

Com a tecnologia, internet e tantos aplicativos disponíveis, no entanto, outras agências de viagens corporativas acabam oferecendo um serviço muito mais moderno, utilizando a tecnologia a favor das empresa e disponibilizando uma plataforma que engloba todos os procedimentos necessários às viagens corporativas. Esse sistema está inclusive alinhado à necessidade de autonomia inerente aos millenials, geração de profissionais que está no auge de sua atuação no mercado. 

Entenda melhor por que terceirizar a gestão de viagens corporativas é a melhor solução!

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