O que é o relatório de viagens e por que é tão importante?

Viagens corporativas são necessárias para a realização de networking, fechamento de negócios, estreitamento de laços com parceiros, participação em eventos importantes, entre muitas outras atividades que impulsionam o crescimento de uma empresa. No entanto, é preciso otimizar esses deslocamentos e principalmente os recursos utilizados para isso, principalmente na questão dos custos. É por isso que é preciso de uma política de viagens bem estruturada e também de um relatório de viagens bem elaborado.

Assim, o relatório de viagens deve trazer informações pertinentes para cada função dos profissionais envolvidos no processo dentro da empresa, seja ele um viajante, aprovador, gestor, financeiro ou C-Level. Para que essas informações sejam geradas, é importante que os dados sejam inseridos de forma completa, seja em uma sistema de ERP, OBT ou até mesmo em uma planilha compartilhada. Neste artigo, vamos tratar do assunto para que você entenda de uma vez por todas que o relatório é um processo indispensável para toda a cadeia de ações que envolvem as viagens corporativas. Acompanhe!

O que é o relatório de viagens corporativas

O relatório de viagens corporativas serve para ter uma visão geral de todas as despesas de viagens da empresa, entretanto o nível de detalhes de cada relatório pode variar conforme o objetivo da parte interessada dentro da empresa, como nos exemplos abaixo:

Dos relatórios se extraem números importantes para a tomada de decisões, seja para a adequação à política de viagens, para a busca de acordos com hotéis preferenciais, definição de valor médio ideal para determinado serviço ou escolha do melhor meio de viagem da sua equipe. 

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O relatório de viagens é tão útil para a empresa quanto para o colaborador, já que a empresa consegue, com o auxílio dele, gerir o orçamento de viagens,  e o colaborador pode dar um feedback à empresa sobre a viagem. 

A importância do relatório de viagens

O relatório de viagens possibilita uma visão clara dos gastos com passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte terrestre, entre outros, e assim a mensuração dos retornos com volume de vendas, novos contratos ou retenção de clientes, por exemplo. Dessa forma, a empresa consegue destinar o orçamento necessário para cada centro de custo de forma eficiente.

Ao definir a quais informações cada parte interessada deseja ter acesso, é possível trabalhar os dados do relatório de forma organizada, seja por viajante, por projeto, por destino, por serviço, por filial ou por centro de custo, o que possibilita ao gestor criar cenários claros que o auxiliam na gestão.

Vantagens de um relatório de viagens bem elaborado

Centralização de informações

Colocar todos os documentos gerados na viagem em um único relatório, como notas fiscais de restaurantes, táxis e outros, facilita a categorização e a contabilização da viagem. Assim, as pessoas encarregadas pela área financeira e lideranças de setores, por exemplo, se autorizadas, podem acessar essas informações facilmente, em um mesmo local – melhor ainda se tudo for feito de forma automatizada, com a ajuda da tecnologia.

Otimização do tempo

Com a centralização, fica muito mais simples cruzar dados e informações para elaborar orçamentos futuros. Essa busca otimizada ajuda a tornar todo o processo mais rápido.

Análises simplificadas

Analisar qualquer item dentro de uma ou uma série de viagens também se torna muito mais simples. Por exemplo, um gestor quer saber quanto os colaboradores de sua área gastam com transporte em suas viagens. Com todos os relatórios centralizados, acessar essa informação é bem mais rápido.

Melhor tomada de decisões

A partir desses relatórios, obtém-se uma base para viagens futuras, já que eles fornecem uma média de gastos, de produtividade e retorno. Assim, os gestores possuem muito mais informações para decidir enviar um ou mais colaboradores a um evento, por exemplo. 

Relação com a política de viagens

Os relatórios de viagens corporativas conseguem refletir a adoção ou não da política de viagens proposta por uma empresa. Assim, as lideranças podem observar o cumprimento das normas e alinhar a sua equipe a esse objetivo. 

Informações que precisam constar em um relatório de viagens

• Objetivo da viagem
• Custos gerais
• Passagens aéreas
• Hospedagem
• Seguro-viagem
• Traslados
• Alimentação

Agora que você entendeu a importância de um bom relatório de viagens corporativas, saiba como fazer um, no artigo “Aprenda a fazer um relatório de viagem profissional”.