O profissional responsável pelas viagens corporativas de uma empresa tem uma missão bastante importante, e muitas vezes difícil: executar um orçamento de viagem da forma mais otimizada possível. Isso porque uma viagem corporativa tem um propósito: trazer retorno para a empresa, em termos de conhecimento, fechamento de negócios, aproximação com clientes, entre muitos outros objetivos. E, para aumentar esse retorno, é preciso minimizar e otimizar as despesas. Quanto menor esse valor, maior o seu ROI (retorno de investimento).
Claro que existem padrões que precisam ser mantidos em um orçamento de viagem, e o ideal é que eles estejam descritos em uma política de viagem bem definida. Assim, o profissional que irá realizar pesquisas e compras tem um guia a ser seguido, evitando gastos adicionais e realizando um planejamento efetivo.
Dicas para um bom orçamento de viagem corporativa
Definir o objetivo e as características da viagem
Antes de mais nada, defina na ponta do lápis quais são os objetivos da viagem: por que o profissional (ou os profissionais) irá viajar, para onde e quais são os retornos esperados. Defina também quanto tempo irá durar essa viagem. Isso auxiliará o organizador a determinar prioridades e saber que gastos serão os mais importantes e necessários.
Estabelecer um roteiro padrão
A realização de um roteiro prévio ajuda a prever as despesas que irão ocorrer ao longo dessa viagem. É importante se ater a horários de voos e check-ins em hotéis para não criar custos adicionais por atrasos. Quanto mais planejada é uma viagem, mais controle se tem sobre seu orçamento.
Entenda a necessidade de se criar um roteiro de viagem corporativa
Definir despesas essenciais
Com base no roteiro elaborado, é preciso definir quais são despesas essenciais do viajante, como transporte e alimentação, participação em determinados eventos, pagamento de uma refeição para cliente (se for realizada uma reunião em um restaurante, por exemplo), entre outros. Aqui, é importante utilizar também a Política de Reembolso da empresa, vislumbrando gastos que serão reembolsáveis após a viagem.
Pesquisar preços
Todo orçamento de viagem necessitará de uma pesquisa de preços bem feita, a fim de diminuir custos. Esse é um momento crucial e demandará trabalho do organizador. É preciso utilizar ferramentas de pesquisas, comparar preços, verificar horários de voos mais baratos, hotéis mais próximos aos compromissos do viajante, etc. Quanto mais cedo essa pesquisa for realizada, melhor, já que voos e reservas em hotéis costumam ter valores mais altos quanto mais perto da data.
Prever gastos extras
Em toda viagem é preciso prever despesas extras, que não foram contempladas anteriormente, como despesas emergenciais. Um compromisso pode ser adiado e o profissional pode necessitar ficar um dia a mais no hotel e precisar pagar um valor para a troca da data da passagem aérea. O transporte previsto pode não estar disponível e ele precisará gastar um pouco a mais por um táxi, por exemplo, entre outros inúmeros eventos que podem afetar um orçamento de viagem. É preciso sempre prever essas possibilidades e separar um valor extra.
Trabalhar com centros de custos
Trabalhar com centros de custos é uma forma de melhor controlar e padronizar custos e responsabilidades em um orçamento de viagem corporativa. Esses centros representam departamentos dentro das empresas, nos quais se alocam custos relativos a cada tipo de atividade. É preciso, no entanto, concentrar a análise e o planejamento orçamentário em um setor único, e a partir daí fragmentar e setorizar decisões do orçamento entre outros setores, sem ultrapassar o teto de cada um.
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Como diminuir gastos com viagens
Um bom orçamento de viagem corporativa presume uma diminuição de gastos. Assim, o organizador precisa manter um registro que identifique as principais despesas de todas essas viagens e criar parcerias. Uma dica é buscar uma boa agência de viagens corporativas, que já conta com parcerias e consegue prover os melhores preços. Além disso, essa agência pode otimizar o tempo de organização da viagem, permitindo que a pessoa encarregada possa tratar de outros assuntos mais urgentes da empresa, por exemplo.
Essas agências conseguem também padronizar o processo do orçamento de viagem e tornar tudo mais fácil, tanto para os organizadores quanto para os viajantes, já que têm todo o know-how necessário para isso. Mas fique atento! Pesquise antes de buscar uma agência idônea, transparente e que utilize o que há de mais inovador em seus processos.
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