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5 razões para sua empresa contratar uma agência de viagens corporativas

agência de viagens corporativas
5 razões para sua empresa contratar uma agência de viagens corporativas
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Feiras e congressos são boas oportunidades para uma empresa fazer parcerias estratégicas e encontrar novos clientes. Algumas vezes, também é preciso enviar um colaborador a outra cidade para reuniões ou fechar contratos importantes. Existem ainda as viagens de incentivo, utilizadas para premiar colaboradores e equipes que atingiram as metas.

Mas como gerenciar tantos tipos de viagem dentro da organização ? A melhor opção é contar com uma agência de viagens corporativas. Assim, você terá a assessoria necessária para ganhar tempo e reduzir custos.

O resultado é refletido principalmente na facilidade para para organizar uma viagem e no preço, mas existem outros pontos favoráveis. Neste post, destacamos cinco vantagens que uma empresa tem ao contratar uma agência de viagens corporativas.

Por que é importante para a empresa contar com uma agência especializada em viagens corporativas

1. Para assegurar os melhores preços de passagens aéreas e hotéis

Além de ter um serviço diferenciado, a contratação de uma agência de viagens corporativas gera uma economia significativa nos custos com bilhetes aéreos e diárias de hospedagem, dois itens com maior peso no orçamento de uma viagem.

Isso é possível porque as agências corporativas possuem acordos diferenciados, dificilmente encontrado nos principais sites disponíveis on-line. Muitas delas, inclusive, já possuem relacionamento próximo das cias aéreas e hotéis, o que facilita ainda mais o fechamento de um bom acordo, seja para viagens individuais ou grandes grupos.

Os agentes de viagem também podem conseguir tarifas mais baixas em outros serviços relacionados às viagens negócios, são eles:

  • transfers;
  • aluguel de carros;
  • aluguel de espações para reuniões;
  • seguro viagem para cobrir possíveis despesas com acidentes, atendimento médico, odontológico, extravio de bagagem, etc.

Ao final de uma viagem, a soma das economias pode ser bem significativa.

2. Para otimizar o tempo da viagem

Se você conta com uma agência, também tem assessoria completa para planejar melhor o roteiro de cada uma das viagens corporativas que os seus executivos terão que fazer. Para isso, o agente de turismo construirá, em reuniões junto com você, uma política de viagem.

A partir das necessidades apresentadas pela sua empresa, esse profissional saberá indicar, por exemplo, os hotéis mais adequados aos objetivos da empresa e seus colaboradores. Também serão definidos as melhores rotas e horários de saída e chegada, entre outros aspectos importantes.

Todas essas medidas ajudam a economizar o tempo dos seus colaboradores (muitas vezes curto), garantindo que eles aproveitem ao máximo a viagem e, consequentemente, reduzindo os custos para o seu negócio.

3. Para economizar horas de trabalho do departamento de compras e financeiro da empresa

Dependendo do volume de viagens de uma empresa, é preciso que pelo menos um colaborador deixe de lado as suas atividades de rotina para organizar tudo.

  • consulta e comparação de preços de passagem aérea;
  • emissão de bilhetes e marcação de assentos;
  • remarcação de bilhete quando necessário;
  • pesquisa e reserva de hotéis;
  • busca por empresas de locação de transporte no destino;
  • cotação de seguros, entre serviços.

O tempo que um funcionário leva para fazer tudo isso, poderia estar empregando em outras funções. Terceirizar essa responsabilidade, não só otimiza os processos na empresa como também garantem uma viagem mais segura e tranquila para os executivos.

4. Para ter mais controle sobre as despesas envolvidas

Controlar as despesas das viagens corporativas realizadas é algo fundamental para a saúde financeira da empresa, não é mesmo? Mas os itens em uma viagem são muitos e variam constantemente, o que exige trabalho para organizar tudo.

É aí que a agência especializada entra oferecendo mais algumas vantagens. Veja quais são:

Informações na mão

Utilizando sistemas operacionais especializados, os agentes conseguem gerar relatórios completos e detalhados nos quais se visualiza com clareza cada um dos gastos, permitindo fazer um melhor planejamento do orçamento em viagens futuras.

Recibos unificados

A agência também emite recibos de todas as despesas com a viagem em um documento, o que vai facilitar e muito a vida do departamento financeiro.

Políticas de viagem

As políticas de viagem são regras que orientam os colaboradores como devem comprar suas viagens, como por exemplo: tempo de antecedência para organizar a viagem, padrão de hotel, classe de bilhete aéreo, entre outros.

O sistema de uma agência de viagens corporativas, permite impedir a compra quando a regra é desrespeitada e mesmo quando a emissão é autorizada. O sistema ainda pode gerar relatórios comparativos que mostram quanto a empresa economizaria se a política de viagem fosse respeitada, o que auxiliam um tanto no planejamento e gestão.

Fluxos de autorização de compra

No sistema self-booking disponibilizado pela agência, todo o processo que vem desde a reserva até a emissão pode ser configurado de forma a dar mais controle. Por exemplo, um colaborador reserva, o analista de compras aprova e o gerente financeiro autoriza a emissão e compra, tudo isso sem ter que trocar tantos e-mails e organizando tudo no próprio sistema.

5. Para ter mais flexibilidade na hora de lidar com contratempos

Ao organizar suas viagens corporativas com uma agência do ramo você garante atendimento e suporte durante 24 horas por dia e sete dias por semana para os seus colaboradores que estiverem fora, antes, durante e depois da viagem.

Essa assistência é muito importante pois, por melhor que tenha sido feito o planejamento, imprevistos e emergências podem acontecer. E quando se trata de um funcionário viajando a trabalho, o cuidado tem que ser ainda maior.

Afinal, nesses momentos a segurança e o bem-estar da equipe são de responsabilidade da organização. Para ter acesso a esse serviço, antes de sair, o colaborador recebe um número de telefone para acionar no caso de alguma urgência ou eventualidade.

Além disso, com uma agência de viagens corporativas você tem o apoio de profissionais para realizar com mais agilidade a remarcação de bilhetes aéreos, mudanças nas reservas de hotéis ou para reorganizar todo o planejamento da viagem, se for necessário. E o melhor: com a garantia de que tudo seja feito com o mínimo de custos para a empresa.

Essas são só algumas das principais vantagens que a sua empresa terá ao optar por contratar uma agência para se tornar a responsável por todo o planejamento e a organização das viagens corporativas dos seus funcionários. O resultado é muito mais tranquilidade e economia para que você e sua equipe só tenham mesmo que se preocupar em fazer negócios.

Gostou do post e quer contratar já uma agência de viagens corporativas para atender a sua empresa? Então, entre em contato conosco e saiba mais sobre o gerenciamento e a assessoria oferecidos para esse tipo de serviço. E boa viagem!

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