Agência de viagens corporativas: está na hora de contratar uma?
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Agência de viagens corporativas: saiba como economizar com uma!

Saiba como uma agência de viagens corporativas pode simplificar processos dentro da sua empresa e veja se está na hora de contratar uma!

A internet tem facilitado muitas questões do dia a dia das empresas, mas estar fisicamente presente em momentos importantes de uma organização continua sendo bastante necessário. Apresentar uma empresa, fechar um contrato, participar de eventos, entre outros, são atividades que necessitam de deslocamentos constantes de profissionais, seja entre cidades, estados ou países. Assim, ao longo deste artigo, vamos explicar por que uma agência de viagens corporativas é a solução ideal para otimizar recursos da empresa.

Dificuldades em viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas, quando realizada internamente, pode apresentar inúmeras dificuldades, tais como:

Sobrecarga do organizador

Geralmente, a pessoa encarregada de pesquisar tarifas, datas, traslados, automóveis, hotéis, eventos, etc. gasta muito tempo com toda essa organização, e acaba perdendo produtividade em outras atividades mais importantes e urgentes do dia a dia.

Inconformidades na política de viagens 

Com uma política de viagens apenas no papel, é muito difícil identificar questões que não estejam de acordo com ela, ao se organizar uma viagem corporativa. Assim, a empresa pode acabar utilizando recursos de forma desnecessária. 

Fluxo de aprovação longo e demorado

Muitas trocas de e-mails podem ser necessárias para a aprovação de uma viagem simples. Além disso, o gestor financeiro pode ter a necessidade de pesquisar novamente todas as solicitações de uma viagem para realmente decidir pela aprovação, ou mesmo requerer uma nova busca do organizador. 

Como atua uma agência de viagens corporativas

Boas agências de viagens corporativas são especializadas no segmento e conhecem todas as políticas envolvidas nesses casos. Elas conseguem otimizar os recursos da empresa, como tempo, dinheiro e os próprios profissionais, e fazer desses eventos oportunidades únicas de negócios, mesmo com orçamentos apertados. 

Tradicionalmente, as agências de viagens corporativas realizam todo o trabalho braçal ao se organizar uma viagem. Elas atuam comprando as passagens (com as melhores tarifas), realizando reservas em hotéis (também procurando pelos melhores preços), inscrições em eventos, traslados e tudo o que for necessário para que profissionais se desloquem em nome de uma corporação. É preciso, no entanto, delegar todo o trabalho a essa agência e confiar que tudo esteja sendo realizado da melhor forma possível.

Com a tecnologia, internet e tantos aplicativos disponíveis, no entanto, outras agências de viagens corporativas acabam oferecendo um serviço muito mais moderno, utilizando a tecnologia a favor das empresa e disponibilizando uma plataforma que engloba todos os procedimentos necessários às viagens corporativas. Esse sistema está inclusive alinhado à necessidade de autonomia inerente aos millenials, geração de profissionais que está no auge de sua atuação no mercado. 

Como funciona um sistema de viagens corporativas?

Um sistema de viagens corporativas funciona de modo a simplificar esse tipo de deslocamento. Como? Em vez de delegar a um profissional da empresa (uma secretária executiva, por exemplo) ou a uma agência a tarefa de adquirir passagens, estadias em hotéis e etc., então passar para outro profissional averiguar e aprovar a passagem (com um sem fim de e-mails e telefonemas pelo caminho), tudo acontece em uma única plataforma, centralizada, da seguinte maneira:

Self-booking 

Com dados pré-cadastrados, o próprio viajante solicita a passagem, traslados, aluguel de veículos, reservas de hotéis, etc. O sistema faz toda a pesquisa de acordo com a política de viagens da empresa e somente permite o que for autorizado por ela. Caso, por algum motivo, o viajante precise de algo que não esteja dentro das regras, ele irá precisar justificar.

Aprovação

Dentro do próprio sistema, o profissional encarregado da aprovação de viagens irá aprovar e confirmar as reservas (ou não). 

Relatórios

O sistema produz relatórios de acordo com a preferência do gestor: por centro de custo, por projeto, por pessoa, entre outros. 

Customização dos painéis de controle

O gestor responsável pelas viagens terá um painel de controle de acordo com suas preferências, podendo acessar solicitações e relatórios a qualquer momento.

Concluindo…

Um sistema disponibilizado por uma agência de viagem corporativa a empresas traz os seguintes benefícios:

  • Autonomia para o viajante
  • Fluxo de aprovação com um clique
  • Informações centralizadas
  • Conciliação de despesas simplificadas
  • Visão clara de todas as viagens
  • Facilidade para criar e exportar relatórios
  • Descentralização das tarefas
  • Automação de políticas de viagem
  • Comunicação fluída no sistema
  • Liberdade para o gestor fazer tudo
  • Análise a qualquer hora
  • Dados importantes pré-cadastrados

E, mais importante ainda:

  • Satisfação das pessoas
  • Redução de custos
  • Otimização de processos

Quer saber melhor como funciona um sistema de viagens corporativas? Entre em contato com a Apino!

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