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Despesas: aprenda a fazer um relatório de viagem profissional

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Despesas: aprenda a fazer um relatório de viagem profissional
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As viagens corporativas são ferramentas necessárias para os objetivos das empresas. Com elas, é possível desenvolver o networking e aumentar a integração de suas equipes.

No entanto, sempre haverá custos envolvidos que precisam ser controlados e acompanhados posteriormente por meio de um relatório de viagem profissional.

Esse controle vai lhe auxiliar a acompanhar os gastos e efetuar os devidos reembolsos de forma mais prática, além de servir como um documento para futuras comparações.

Neste post, separamos algumas dicas básicas para facilitar o seu relatório.

Escolha a ferramenta mais apropriada

Para criar esse documento, é recomendado que se utilize ferramentas próprias para isso. Para casos mais simples, planilhas do Excel podem ser suficientes e, em outros mais complexos — que envolvam mais informações — o ideal é contar com ajuda de um software mais arrojado.

O importante é que, em ambos os casos, haja uma padronização do relatório de viagem profissional para facilitar seu preenchimento e entendimento de forma clara e objetiva.

Defina as despesas da empresa

Após a decisão de qual ferramenta atende melhor sua necessidade, é imprescindível elencar todas as possíveis despesas que sejam de responsabilidade da empresa para inclui-las no relatório de viagem profissional.

Para tornar mais fácil esse processo, o ideal é que já exista uma política de viagem estabelecida na companhia, pois ela vai estabelecer regras e controles dos gastos do funcionário.

Deve-se considerar custos da empresa, valores como hospedagem, traslados, táxi, alimentação, entre outros.

Como exemplo prático, a empresa pode estipular um custo máximo para refeições ou combustível por quilometragem. O que ultrapassar o valor, sem a devida justificativa por parte do viajante, passa a ser responsabilidade dele.

Separe os custos antecipados dos reembolsáveis

Para realizar uma viagem corporativa, alguns custos precisarão ser pagos de forma antecipada diretamente pela empresa — como passagens aéreas e reservas de hotéis — enquanto outros ficarão sob responsabilidade do funcionário, que consequentemente deverá ser reembolsado — como refeições e táxis.

Para melhor controle contábil, sugere-se que esses custos, que também devem estar discriminados na política de viagem, sejam separados dentro dos relatórios em questão.

Use a tecnologia a seu favor

Em tempos remotos, era necessário aguardar o retorno do funcionário ao fim da viagem para iniciar a elaboração dos relatórios de viagem profissional. Isso, muitas vezes, acarretava atrasos e até mesmo perdas de comprovantes e coisas do tipo.

Hoje é possível contar com uma comunicação muito mais dinâmica e de forma online, o que pode agilizar o preenchimento do relatório da viagem e evitar os problemas citados.

Além disso, alguns fornecedores podem auxiliar com outras ferramentas tecnológicas. Algumas redes de postos de combustível, por exemplo, têm sistemas de controle de frotas e emitem as cobranças dos abastecimentos diretamente para a empresa. Alguns hotéis também contam com ferramentas similares para hospedagens.

Sem dúvida, essas medidas vão ajudar você a elaborar seus relatórios de viagem profissional e permitir que eles sejam utilizados de forma mais prática e eficaz pela empresa.

Achou este conteúdo útil? Acompanhe também este post e saiba como controlar os orçamentos para viagens corporativas

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