Um bom relatório possibilita uma visão muito clara dos gastos com passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte terrestre, entre outros, e assim a mensuração dos retornos com volume de vendas, novos contratos ou retenção de clientes, por exemplo. Dessa forma, a empresa consegue destinar o orçamento necessário para cada centro de custo de forma eficiente.
Algumas informações necessárias em um relatório de viagens são:
- Objetivo da viagem
- Custos gerais
- Custo de passagens aéreas
- Custo de hospedagem
- Custo de seguro-viagem
- Custo de traslados
- Custo de alimentação
E como fazer um relatório de viagens profissional?
Escolha a ferramenta mais apropriada
Para criar o documento com as despesas de viagem é recomendado que se utilize ferramentas próprias para isso. Para casos mais simples, planilhas do Excel ou aplicativos podem ser suficientes e, em outros mais complexos — que envolvam mais informações — o ideal é contar com ajuda de um software mais arrojado. O importante é que, em ambos os casos, haja uma padronização do relatório de viagem para facilitar seu preenchimento e entendimento de forma clara e objetiva.
Defina as despesas da empresa
Após a decisão de qual ferramenta atende melhor sua necessidade, é imprescindível elencar todas as possíveis despesas que sejam de responsabilidade da empresa. Para tornar mais fácil esse processo, o ideal é que já exista uma política de viagem estabelecida na companhia, pois ela vai estabelecer regras e controles das despesas de viagem do funcionário.Deve-se considerar valores de hospedagem, traslados, táxi, alimentação, entre outros. Como exemplo prático, a empresa pode estipular um custo máximo para refeições ou combustível por quilometragem. O que ultrapassar o valor, sem a devida justificativa por parte do viajante, passa a ser responsabilidade dele. Geralmente, o documento de política de viagem é produzido em parceria com o setor de recursos humanos e o financeiro.
Divida os gastos em custos antecipáveis e reembolsáveis
Basicamente, os custos de uma viagem corporativa envolvem gastos com hotel, passagem aérea, alimentação, transporte e seguro. No entanto, essas despesas são definidas em dois grupos: custos antecipados e reembolsáveis. Os antecipados são aqueles que devem ser pagos pela empresa antes da viagem, como reserva de hotel, passagem aérea e seguro viagem. Já os reembolsáveis são aqueles pagos pelo colaborador e, posteriormente, reembolsados pela empresa. Geralmente, esses gastos são com alimentação e transporte. Para melhor controle contábil, sugere-se que esses custos, que também devem estar discriminados na política de viagem, sejam separados dentro dos relatórios em questão.
Use a tecnologia a seu favor Conheça a ferramenta da Apino para viagens corporativas tudo acontece em uma única plataforma, centralizada, da seguinte maneira:
Self-booking
Com dados pré-cadastrados, o próprio viajante solicita a passagem, traslados, aluguel de veículos, reservas de hotéis, etc. O sistema faz toda a pesquisa de acordo com a política de viagens da empresa e somente permite o que for autorizado por ela. Caso, por algum motivo, o viajante precise de algo que não esteja dentro das regras, ele irá precisar justificar.
Aprovação
Dentro do próprio sistema, o profissional encarregado da aprovação de viagens irá aprovar e confirmar as reservas (ou não).
Relatórios
O sistema produz relatórios de acordo com a preferência do gestor: por centro de custo, por projeto, por pessoa, entre outros. Além disso, o viajante consegue adicionar as informações de custos reembolsáveis em tempo real.
Customização dos painéis de controle
O gestor responsável pelas viagens terá um painel de controle de acordo com suas preferências, podendo acessar solicitações e relatórios a qualquer momento.
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