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8 dicas infalíveis para reduzir custos em viagens corporativas

Já reparou como os gastos com as viagens corporativas possuem participação significativa no total de despesas das empresas? Em alguns casos, esses gastos só ficam atrás da folha de pagamento e nos investimentos em tecnologia.

Por mais que as empresas adotem medidas de atendimento e comunicação por meio da internet, uma visita pessoal faz muita diferença na hora de fechar um negócio ou manter uma relação mais próxima com o cliente. Bem, no cenário em que o Brasil se encontra, o grande desafio dos gestores está em como reduzir os custos com viagens corporativas sem perder em resultados.

Por isso, nós separamos 9 dicas para você formular uma estratégia de redução de custos ideal. Confira!

1. Elaboração de uma política de viagem

Empresas que têm políticas de viagem bem definidas são capazes de reduzir até 35% dos custos em viagens corporativas já nos primeiros meses após a implantação. Regras como tempo mínimo de antecedência para compra de passagens, limites de horários de voos e escolha de companhias aéreas podem fazer grande diferença no fim do mês.

No caso da hospedagem, as políticas podem definir limites de valor para diárias ou categorias. Escolher a localização dos hotéis com base no roteiro de visitas do executivo é outra medica eficaz, que muitas vezes possibilita uma hospedagem em um estabelecimento melhor e reduz os custos despendidos no deslocamento.

Agências de viagens especializadas no segmento corporativo prestam assessoria na definição das políticas de acordo com os interesses da empresa. Muitas delas também oferecem suporte tecnológico para a automatização dessas normas internas.

Essa ferramenta facilita o processo de compra de passagens e contratação de hospedagem, gerando relatórios detalhados para os gestores e impactando diretamente na gestão e nos custos das viagens corporativas.

2. Programação cuidadosa da rota de visitas

Quando se planeja bem o roteiro das visitas, é possível reduzir significativamente o tempo de permanência na cidade. Não é raro executivos ficarem mais tempo em táxis do que em salas de reuniões. Atravessar a cidade de São Paulo, por exemplo, pode levar horas.

O uso de ferramentas como o Google Maps pode auxiliar o executivo a criar uma rota mais eficiente, assim como a escolher a região mais adequada para se hospedar, levando em conta os meios de transporte disponíveis, o trânsito e o horário das visitas.

Na prática, nem sempre é necessário pegar aquele voo mais caro do início da manhã para chegar cedo. Com uma rota bem programada e capaz de economizar tempo, o executivo poderá optar por voos mais baratos.

3. Consideração de imprevistos

Todo executivo sabe que reuniões são canceladas e sofrem alterações com certa frequência. Por isso, é necessário prestar atenção nas regras do bilhete e nas condições de cancelamento e remarcação.

Via de regra, é melhor pagar um pouco a mais numa passagem que possa ser mudada sem custo do que ter surpresas desagradáveis na hora de adiar ou antecipar um voo. Outro ponto essencial a ser levado em consideração antes de confirmar a reserva é a política de cancelamento dos hotéis.

4. Criação de relatórios inteligentes

Quanto maior o volume de viagens, mais significante é o resultado no fim do mês, seja na economia ou no desperdício. Analisar esses números de forma inteligente permite uma visão mais ampla para os gestores identificarem gargalos e tomarem as decisões certas.

Agências especializadas no segmento corporativo oferecem esse serviço, um grande facilitador da rotina das empresas. Com base no histórico de reservas dos colaboradores, é possível identificar padrões que auxiliam o gestor na hora de definir as políticas para reduzir custos em viagens corporativas.

5.  Planejamento antecipado

Antever todas as etapas e necessidades de uma viagem corporativa é a melhor forma de prever, com margem de erro pequena, os custos que ela vai demandar. Para isso, é preciso elaborar um cronograma no qual constem todos os compromissos agendados. Com base nesse guia, é possível programar detalhadamente a rota diária, despesas com deslocamentos e possíveis locais para refeições.

Planejar uma viagem com antecedência é ponto essencial também para a economia com passagens aéreas e hospedagem, já que o prazo folgado viabiliza uma pesquisa mais ampla e a espera por eventuais promoções.

Outra vantagem desse plano é a compatibilização e realocação de compromissos — a remarcação de compromissos previamente agendados para dias diferentes para o mesmo dia, por exemplo —, uma medida capaz de viabilizar grandes economias de tempo e de dinheiro.

6. Contratação de uma agência de viagens corporativas

Ter uma assessoria profissional para gerir as viagens dos funcionários não só poupa dinheiro da empresa como também garante economia de tempo, agilidade e um serviço eficaz, alinhado às necessidades particulares da companhia e de seus colaboradores.

Etapas como cotação de passagens aéreas, emissão e remarcação de bilhetes, contratação de receptivo, pesquisa de hospedagem, locação de veículos e compra de seguros, por exemplo, ficam totalmente a cargo da agência, liberando funcionários da empresa contratante de tais atividades.

Por contar com uma rede de fornecedores, uma agência de viagens corporativas tem mais margem e flexibilidade de negociação, tanto de condições quanto de preços, e por fazer contratações em grade volume, pode conseguir descontos realmente vantajosos ou benefícios gratuitos.

7. Ter um sistema eficiente de gestão de viagens

Quando se trabalha com um volume significativo de viagens corporativas, a adoção de meios sistematizados para controlá-las é mandatório. Ferramentas específicas são capazes de realizar cálculos e previsões de custos ao alcance de um clique.

Com a ajuda de softwares, é possível calcular variáveis da viagem, como datas, horários e diferentes hotéis, e avaliar facilmente várias possibilidades de cenários e seus respectivos rebatimentos nas despesas. Outra funcionalidade é a facilidade de se fazer várias reservas de passagens e de hospedagem automaticamente.

Alguns softwares de automação de viagens disponibilizam aplicativos para que o funcionário em viagem insira novos dados, como gastos com refeições, que são enviados em tempo real para o sistema de gestão.

8. Adoção de cartões de crédito corporativos

Ao efetuar os pagamentos de despesas com cartões corporativos, a empresa acumula pontos em seu nome que podem ser trocados por passagens aéreas e hospedagem, o que pode proporcionar um grande volume de economia com gastos dessa natureza. Outra vantagem desses cartões é o oferecimento de benefícios, como traslados gratuitos de/para o aeroporto e seguros de viagem e de automóveis sem custos.

Uma coisa é certa: trocar as viagens, que possibilitam o contato pessoal, por conferências online no intuito de economizar nem sempre é a decisão mais acertada no mundo dos negócios. Com algumas mudanças na cultura empresarial, especialmente necessárias em momentos de crise, é viável manter a rotina de viagens corporativas e ainda assim reduzir significantemente as despesas geradas por elas.

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