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Eventos corporativos: como fazer uma operação de logística para palestrantes?

Eventos corporativos: como fazer uma operação de logística para palestrantes?
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É verdade que o sucesso de um evento está na satisfação do público. Contudo, o que poucos sabem é que há outro fator indispensável para o êxito: a satisfação do palestrante.

Nesse meio, os organizadores precisam estruturar de forma prática a recepção, planejar os detalhes para que os profissionais se sintam valorizados, tenham uma boa impressão do evento e, como consequência, ministrem as palestras com total segurança e qualidade.

Por isso, nós preparamos este post com as principais questões que devem ser levadas em consideração para fazer uma boa gestão de viagem corporativas e atender aos palestrantes. Confira!

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Itens que devem ser levados em consideração na gestão de viagens corporativas

Transporte

Uma boa gestão de viagem deve levar em consideração detalhes como o transporte, para oferecer mais conforto e comodidade ao palestrante. Imagine que o profissional é de outro país e não sabe falar português. Nesse caso, seria muito complicado para ele fazer o deslocamento por conta própria.

Sendo assim, para evitar complicações, o evento pode oferecer um transporte, por exemplo, do aeroporto até o hotel e do hotel para o evento. Isso facilitará a vida do palestrante e ainda proporcionará mais conforto.

Atendimento bilíngue

É muito comum receber palestrantes de outros países que não saibam se comunicar em português. Alguns podem até falar um pouco de espanhol, mas isso não garante que eles sejam compreendidos pelas pessoas e nem que entendam o nosso idioma, apesar da similaridade.

Dessa forma, é de bom-tom oferecer atendimento bilíngue para o profissional. O atendimento, por exemplo, pode ser realizado no lobby do hotel para informar sobre os horários do transporte, do café da manhã e dar dicas de passeios.

Suporte ao palestrante

É indispensável que o palestrante tenha suporte online e 24 horas por dia para tirar suas dúvidas e resolver qualquer contratempo durante a viagem. Essa medida oferece mais segurança e deixa clara a mensagem de que os organizadores realmente se importam com o bem-estar dos profissionais do evento.

Atendimento para questões burocráticas

É muito comum que um palestrante estrangeiro não saiba se precisa de visto para entrar no Brasil ou não compreenda o funcionamento da parte burocrática da emissão. Para ajudá-lo, é necessário ter um canal de atendimento que possa resolver todos os processos burocráticos. Esse planejamento é parte fundamental para garantir a presença do convidado no evento.

Elaboração e acompanhamento de agenda

Outro item essencial na gestão de viagem é a elaboração e o acompanhamento de uma agenda. Esse item permite que o profissional cumpra seus deveres com exatidão. Além disso, com um cronograma oficial, o palestrante também saberá suas horas de lazer. Ou seja, trabalho e folga serão definidos para oferecer uma viagem de trabalho agradável.

Vantagens de contratar uma empresa especializada

Talvez você tenha observado que a gestão da viagem é um trabalho que exige tempo e bons contatos com fornecedores. Justamente por isso, muitos organizadores contratam uma empresa especializada.

A terceirização do serviço oferece menos trabalho para o produtor de eventos e para o próprio palestrante. Além disso, oferece economia de tempo e redução de custos, já que a empresa atua em parceria com os fornecedores.

Assim, muitas vezes a contratação é a forma mais viável de promover a gestão de viagens corporativas com eficiência. Se você ficou interessado nesta solução e quer saber mais sobre como montar uma operação logística para os palestrantes do seu evento, clique aqui e confira o nosso modelo de consultoria de viagem para eventos.

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