Turismo de eventos: vale a pena preparar um roteiro para sua viagem? – Blog da Apino Turismo
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Turismo de eventos: vale a pena preparar um roteiro para sua viagem?

Para que o turismo de eventos alcance todos os seus objetivos, entenda a necessidade de planejar um bom roteiro.

O turismo de eventos, ou mais precisamente, o turismo de eventos corporativos, é o deslocamento de pessoas com interesse em participar de determinadas feiras, convenções ou congressos (entre outros) focados na aquisição de informações técnicas, científicas ou profissionais. Para se ter uma ideia da importância desse segmento no país, segundo a última pesquisa divulgada pelo Ministério do Turismo, o turismo de negócios como um todo cresceu 14,7% nos primeiros seis meses de 2019. Esse é um número bastante bom, principalmente se analisarmos a atual situação econômica brasileira.

O turista desse segmento é caracterizado por ter presença efetiva nesses eventos, seja como ouvinte, participante ou mesmo palestrante. Esses eventos podem ser subdivididos em:

  • Congressos
  • Convenções
  • Assembleias
  • Simpósios
  • Reuniões
  • Seminários
  • Concílios
  • Feiras
  • Encontros

Como preparar um roteiro para o turismo de eventos?

Nós, da Apino Turismo, somos especialistas em turismo de eventos, ou seja, organizamos a viagem de participantes, palestrantes e patrocinadores de grandes eventos e portanto, sabemos como orientar as pessoas à realizar uma viagem bem mais tranquila e eficiente. Primeiro de tudo é importante pontuar que se trata de uma viagem de negócios, logo precisa dar retorno profissional.

As pessoas que fazem turismo de eventos possuem diferentes objetivos, os mais comuns são:

Relacionamento – Conhecer outras pessoas ou empresas da mesma área de interesse para troca de conhecimento, descobrir novos fornecedores para seu negócio ou até mesmo prospectar clientes.

Conteúdo – Se manter atualizado sobre as tendências do mercado, assistir palestras com autoridades em determinado assunto ou fazer mini cursos.

E para que essas viagens sejam otimizadas da melhor forma possível e as pessoas consigam realizar um número satisfatório de compromissos com qualidade, é preciso montar um roteiro eficiente, ou seja, que faça você cumprir com os objetivos profissionais de maneira leve. 

Explicamos abaixo alguns passos para elaborar esse roteiro:

Perguntas para se fazer antes de planejar sua viagem para o evento

  • Qual é o objetivo principal da viagem para o evento?
  • Qual o local do evento?
  • Quais locais de hospedagem disponíveis?
  • O que mais posso fazer na cidade sede para aproveitar a viagem?
  • Quais conteúdos desejo assistir?
  • Quantos dias preciso ficar?
  • Qual data de ida e volta?
  • Há fornecedores ou possíveis fornecedores na região?
  • Prospects?
  • Empresas para serem visitadas?

Liste tudo e classifique por prioridades. Com as devidas respostas na mão, ficará mais fácil de montar a programação.

Otimize recursos economize

Deslocamento – Se você mora longe da cidade onde o evento é realizado, precisará se deslocar pelo ar ou por terra. No caso de ir de avião, procure saber se é possível chegar no dia em que o evento começa ou se precisa chegar um dia antes, o mesmo estudo se pode fazer com a volta. Às vezes o preço do voo um dia antes mais o custo de hospedagem é quase o mesmo valor que chegar no dia do evento e você consegue chegar ao evento bem mais disposto. Compre sua viagem com pelo menos 3 meses de antecedência, pois a chance do bilhete dobrar de valor a partir disso é grande. 

Hospedagem – Se você precisa estar no evento o dia inteiro, é recomendável que escolha se hospedar próximo ao local do evento, assim você economiza tempo, energia e custo de transporte até o evento. Se o evento é só meio período, a sugestão é optar por se hospedar próximo de um cliente que tenha que visitar, de alguns compromissos ou até mesmo perto da praia ou local turístico, caso queira aproveitar a viagem para curtir ou trabalhar remoto em um lugar agradável.

Bleisure – Combinar lazer com uma viagem de negócio é a melhor forma de otimizar recursos. O “Bleisure”, uma combinação das palavras business (negócios) e leisure (lazer) é uma tendência atual, e pode ser a melhor opção para os viajantes. 

Alimentação – As opções de alimentação em eventos geralmente são caras e com filas longas, portanto leve um lanche leve para não ficar de estômago vazio e não perder tempo. Guarde sua diária para ir jantar em um lugar legal depois do evento, vale muito mais.

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Planeje compromissos

De acordo com valores de passagens, hotéis, etc., planeje possíveis compromissos independentes do evento que você vai participar. Entre em contato com as pessoas que você pode querer encontrar e agende um cronograma de reuniões, visitas, etc. Alguns casos, o evento disponibiliza um aplicativo onde é possível ver a programação e conectar com outros participantes, cujos nomes, empresas e bio ficam disponíveis no aplicativo, possibilitando você de planejar seu networking. 

Faça um cronograma

Desde antes da viagem até o seu final, elabore  um cronograma de tudo o que você precisará fazer, desde arrumar as malas até os compromissos efetivamente. Examine se você realmente terá tempo de fazer os trajetos previstos (conte sempre com o tempo de tráfego, de acordo com o trânsito do local e horário) e não se perca do objetivo principal, que é a participação no evento. Não marque muitos compromissos paralelos para poder tirar o proveito correto da sua agenda. 

Otimize sua bagagem

Levar o mínimo de utensílios e roupas\\\\ possíveis permite que você consiga otimizar sua bagagem e inclusive carregá-la com você (no caso de uma viagem de avião ou ônibus). Quanto menos objetos para carregar (e inclusive ter a possibilidade de perder de alguma forma), melhor. Leve só o extremamente necessário de acordo com o seu roteiro.

Preciso de uma agência de viagens para turismo de eventos?

Todos esses passos acima dão trabalho e demandam um bom tempo? A resposta é sim,  mas eles são essenciais para um bom roteiro de viagem corporativa, que, respondendo ao título deste artigo, vale sim a pena realizar. Sem um roteiro, a viagem pode se tornar menos produtiva do que deveria, mais cara e até mais cansativa. Um bom planejamento é necessário.

Assim, uma solução possível é contratar uma agência que entenda as suas necessidades e elabore grande parte desses passos para você, e junto a você, entendendo seus objetivos e apontando possibilidades. Existem agências especializadas em turismo de eventos, como a Apino, que pode ser exatamente o que você precisa.

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