Dentro da dinâmica de negócios de grande parte das empresas, planejar viagens corporativas — seja para a busca ativa de clientes, reuniões, assinatura de contratos, apresentações, feiras ou congressos — é hoje rotina na administração organizacional.
Mesmo sendo responsáveis por grande parte das despesas operacionais de uma empresa, o retorno proporcionado por elas é sempre positivo e aparece sob a forma de fechamento de acordos e parcerias, novos negócios, conquista de clientes, networking e engajamento dos colaboradores.
Além dos custos altos, criar uma rota de viagem corporativa demanda também planejamento, alinhamento de agendas, reservas de voos e de hotéis e organização de transporte e de alimentação. Mas algumas ações podem diminuir consideravelmente as despesas e o trabalho gasto com os arranjos exigidos por elas: é o caso da contratação de uma agência de viagens corporativas.
Além das vantagens financeiras, uma agência de viagem corporativa é capaz de entregar eficiência e qualidade nos serviços por dominar a área, poder negociar diretamente com prestadores de serviço, garantir flexibilização nas taxas e assegurar a adequação dos roteiros aos perfis dos profissionais e às demandas da empresa.
Entenda o passo a passo para planejar viagens de negócios nivelados com as necessidades dos seus colaboradores e adequados às prioridades da sua organização.
Pesquisa
Identificar os objetivos das viagens é o primeiro passo para garantir o alinhamento do roteiro com o trabalho do seu funcionário e as demandas institucionais. Essa é uma medida essencial para garantir o atingimento das metas esperadas por todos os envolvidos. Para tanto, é preciso levar em consideração o perfil da empresa e as suas estratégias de mercado.
O ideal é consolidar antecipadamente esses objetivos na política de viagens corporativas da empresa. Tal documento também define as regras internas para a autorização de passagens, traslados, reservas de hotéis, salas de reunião e demais procedimentos da área, além de padronizar essas normas e deixá-las evidentes e acessíveis para os colaboradores.
Uma agência especializada na área pode ajudar na elaboração e implementação desse documento de forma prática e descomplicada, sempre avaliando as peculiaridades da organização.
Com os objetivos definidos, é hora de avaliar a real necessidade do deslocamento, o custo-benefício da viagem e as exigências e detalhes do roteiro, tendo em mente os objetivos aos quais ele se presta. Nessa fase, é também necessário pesquisar fornecedores, condições e preços — primeiros passos para a definição das melhores soluções, tanto para a empresa quanto para os viajantes que a representam.
Nessa etapa, o trabalho de planejamento de viagens corporativas feito por agências especializadas leva em conta todas as necessidades e prioridades da empresa e dos funcionários. Como conta com uma carteira de fornecedores na área, ela é capaz de apresentar, em pouco tempo, várias soluções e orçamentos para serem avaliados pela empresa contratante.
Planejamento
Com as demandas das empresas devidamente estabelecidas e uma pesquisa prévia de fornecedores em mãos, é hora de planejar em detalhes as exigências específicas do roteiro.
Nessa etapa, também é fundamental determinar as condições de reembolso e concessão de adiantamento aos colaboradores, evitando gastos desnecessários e permitindo que os funcionários façam com tranquilidade o seu próprio planejamento da viagem e dos gastos.
Clareza nas informações é a palavra de ordem nesse momento: é preciso consolidar e definir as informações para informar aos viajantes, com antecedência, todas as despesas cobertas pela empresa, quais comprovantes ou notas fiscais são necessários para o reembolso e quais os prazos para solicitação e efetivação do ressarcimento.
Outro ponto essencial é criar um cronograma detalhado, incluindo os horários de todas as reuniões, encontros, apresentações e eventos, o que vai guiar a elaboração e o detalhamento da rota de viagem. Nesse documento, é importante informar a possibilidade de inclusão ou de supressão de compromissos e a flexibilidade de datas, o que pode implicar grande economia nos valores de passagens e de hospedagem.
Também é importantíssimo chamar a atenção para alguma necessidade específica do colaborador. Restrições alimentares, questões de saúde que possam necessitar de cuidados especiais e problemas de acessibilidade devem ser informados de forma detalhada para que sejam tomadas as precauções necessárias e se otimizem as condições oferecidas ao funcionário, evitando intercorrências e imprevistos.
Vale lembrar que é também imprescindível levar em consideração as necessidades dos viajantes, considerando que uma pessoa em viagem corporativa pode não contar com conhecimento prévio do local, distâncias, horários de pico ou informações sobre documentos (em caso de viagens internacionais), por exemplo.
Esse ponto é essencial para que se evitem problemas cotidianos e para a definição de rotinas diante de imprevistos e emergências, cancelamento de voos, problemas de traslados ou hospedagem.
Negociação
Uma agência de viagem corporativa tem habilidade, experiência e flexibilidade para negociar com as prestadoras de serviços, garantindo não apenas os melhores valores, mas também formas de pagamento vantajosas, melhores pacotes de serviços, bonificações e benefícios gratuitos.
A rápida identificação do fornecedor que melhor se adéque às necessidades e às especificidades, tanto da empresa quanto do colaborador, é outra vantagem ao se optar pela consultoria de uma agência especializada.
Escolha e detalhamento do roteiro
O benchmarking é uma ótima forma de analisar práticas de sucesso e enquadrar os objetivos da empresa às experiências que determinados destinos podem proporcionar. Mas, apesar da inspiração que as viagens corporativas de outras empresas podem provocar, é fundamental extrair o que nesses roteiros esteja relacionado ao perfil da organização e dos funcionários, especialmente aos objetivos pretendidos com a viagem.
Outra forma de definir roteiros é a partir da análise de informações de relatórios de viagens passadas realizadas pelos colaboradores da própria instituição. Essa medida garante uma aproximação mais real do perfil da empresa e das metas a serem atingidas com a viagem.
Com a ajuda desse documento, também é mais fácil corrigir procedimentos e otimizar os serviços. O auxílio para a elaboração desses relatórios e para a criação de formulários personalizados que facilitem o seu preenchimento é outro serviço disponibilizado pelas agências especialistas em viagens corporativas.
Para que se escolha o roteiro, é também indispensável levar em consideração a época do ano. Se o objetivo é prospectar clientes e apresentar a empresa, os períodos de alta estação, quando muitos executivos e diretores tiram férias, não costumam ser oportunos, além de implicarem despesas maiores com passagens e hospedagens.
Fatores climáticos, principalmente em viagens internacionais, também precisam ser levados em conta, por influenciarem em questões como transporte, deslocamentos e hospedagem.
Esclarecimentos sobre a prestação de contas
A prestação de contas deve ser feita com extremo cuidado por toda a equipe envolvida — desde os dirigentes da empresa e agentes de turismo corporativo até os funcionários —, já que de nada adianta economizar nos custos operacionais da viagem se os parâmetros de gastos previstos para os funcionários não forem obedecidos.
Além de assegurar a economia, a prestação de contas vai ajudar a definir orçamentos futuros e novos critérios, garantindo a manutenção de uma política de viagens adequada por parte da empresa.
Para que a prestação proporcione informações realmente relevantes, é importante deixar visíveis tanto a data limite para a sua entrega quanto os dados exigidos e a forma de preenchimento (eletrônico ou não). Se houver reembolso, também é importante a definição do prazo e o seu cumprimento rigoroso.
Sem nenhuma dúvida, a melhor forma de organizar uma rota de viagem eficiente e efetiva, tanto para o funcionário quanto para o atingimento de objetivos da empresa, é contar com o apoio de uma agência especializada em planejar viagens de negócios. Além disso, ter uma política de viagens bem elaborada é garantia de boas práticas e otimização de tempo e de gastos.
Além do know-how na área, da carteira de fornecedores e da capacidade de atender às exigências das empresas contratantes de forma personalizada, uma agência também conta com o auxílio de tecnologias desenvolvidas especificamente para soluções em viagens corporativas.
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