7 práticas para tornar a gestão de viagens corporativas mais eficiente – Blog da Apino Turismo
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7 práticas para tornar a gestão de viagens corporativas mais eficiente

Em um cenário dinâmico como o que vivemos, é inevitável o uso de serviços e tecnologia para tornar a gestão de viagens corporativas mais eficiente. Organizar as viagens dos executivos e gerir toda a informação de forma integrada é o grande desafio das empresas.

Tarefas que tomam tempo e geram muita informação — como é o caso das viagens corporativas — vêm se aprimorando com o auxílio de ferramentas e de assessoria especializada que resultam em eficiência, controle e redução de custos.

Quer conhecer algumas dicas importantes para implementar na sua gestão de viagens corporativas? Confira abaixo alguns pontos que devem ser trabalhados na sua empresa.

Defina uma política de viagens

A política de viagens é apontada pela maioria das empresas como uma das mais importantes ações que levam à padronização de processos e à redução de despesas em viagens corporativas. Isso acontece porque ela permite estabelecer normas claras de como os colaboradores devem organizar, reservar e emitir suas viagens — o que auxilia muito em alguns aspectos importantes, como os citados abaixo.

Padronização dos métodos e prazos na hora de planejar a viagem corporativa

Na política de viagens são definidas quais classes de voos comprar, a categoria de hotel e o tipo de transporte usado para se deslocar, por exemplo. Também é possível definir um prazo máximo para efetuar reservas de hospedagens e adquirir as passagens aéreas.

Limite dos gastos

A política de viagens de uma empresa tem com um dos objetivos colocar limite nos gastos durante o roteiro. Além de estabelecer os valores a serem respeitados, isso otimiza os processos de análise de custo e reduz o trabalho significativamente ao término da viagem.

Tudo isso pode ser configurado no sistema de gestão de viagens corporativas disponibilizado pela agência contratada para gerir os processos.

Estabelecimento de responsabilidades

Algumas empresas definem também o que será pago por elas e o que será pago pelo colaborador, como o consumo de frigobar, multas, combustível, alimentação, transporte, entre outros gastos extras. Isso é essencial para estabelecer o que é responsabilidade de cada um e estipular uma política de reembolso.

Controle as economias perdidas ou “lost savings“

Uma boa agência especializada na gestão de viagens corporativas consegue monitorar o quanto a sua empresa economizou ou deixou de economizar. Isso acontece porque, por meio de sistemas, é possível mostrar o quanto a empresa poderia ter economizado se as políticas fossem respeitadas em determinadas compras.

Todo esse processo pode ser facilmente implantado no sistema de gestão de viagens corporativas na sua empresa. Ele permite bloquear as transações sempre que um colaborador desrespeitar a política e, ao mesmo tempo, solicitar aprovação do responsável — que poderá fazer isso em apenas um clique.

Os números de quem não respeitou as regras e do quanto a empresa deixou de economizar são apresentados posteriormente, em relatórios detalhados.

Priorize agências de viagens com mais acordos comerciais

Em casos nos quais os executivos de uma empresa viajam constantemente para os mesmos destinos, é essencial que sejam feitos acordos específicos com alguns fornecedores.

Quando há uma agência envolvida, a gestão de viagens corporativas se torna incrivelmente mais fácil, prática e econômica. Geralmente as agências conseguem bons acordos com cias aéreas e hotéis, uma vez que essas, por atenderem outras empresas, têm um volume que justifica os descontos.

Essas facilidades são disponibilizadas em uma ferramenta self-booking para que as empresas possam utilizá-las. Mais abaixo explicaremos melhor sobre o assunto.

Contrate um seguro viagem

Não optar por um seguro viagem é um erro que pode custar caro. Independentemente do tempo de viagem, do destino e das atividades a serem realizadas, esse ponto é primordial para garantir a segurança e o conforto do viajante.

É imprescindível que o seguro faça parte dos itens importantes dentro da gestão de viagens corporativas. Qualquer pessoa está suscetível a acidentes e doenças, e é de responsabilidade da empresa zelar por esse cuidado com os seus colaboradores.

Organize as questões de traslado com antecedência

Imagine o caso: tudo organizado para a viagem, passagens emitidas, hotel reservado, eventos e reuniões agendadas, mas no final seu colaborador não chega a tempo no compromisso porque não tinha um traslado definido.

A logística dos seus funcionários deve ser planejada com antecedência e com muita atenção para que essa hipótese não aconteça de forma alguma. Esse detalhe é simples, mas pode atrapalhar muito se não estiver no planejamento de uma gestão de viagens corporativas.

Use a tecnologia ao ser favor

Nos dias de hoje é possível contar com o uso da tecnologia para automatizar os processos em todas as etapas de gestão de viagens corporativas. Os benefícios gerados pelos softwares e aplicativos vão desde controles financeiros às facilidades de comunicação entre empresa e colaborador. Separamos alguns exemplos abaixo.

Ferramenta self-booking

Em algumas organizações existe uma ou um grupo de pessoas que cuida de todos os assuntos referentes às viagens dos colaboradores. Para a aprovação de uma viagem, há inúmeras trocas de e-mails. Em muitas empresas, o executivo deve aprovar o itinerário e o financeiro deve aprovar a compra.

Com o uso do self-booking, o executivo pode, por meio do seu celular ou laptop, buscar e reservar uma passagem e um hotel de acordo com sua necessidade e enviar pelo sistema para que o departamento de compras emita o bilhete. O sistema pode ser parametrizado de forma com que o próprio executivo realize as operações, desde que dentro das políticas de viagem.

Caso ele quebre alguma regra, o sistema impede a emissão e solicita a aprovação de um superior. Em alguns casos, alterações e cancelamentos de bilhetes podem ser feitos sem o auxílio do agente de viagens.

Ferramenta de gestão

Ao retornar da viagem, o colaborador precisa prestar contas referentes aos seus gastos. Com o uso de um software específico, é possível incluir essas informações de maneira mais eficiente com o intuito de gerar relatórios e de facilitar a análise por parte dos executivos. Isso ajuda em processos de reembolsos, por exemplo, e também como um parâmetro de avaliação dos pontos que podem ser melhorados nas próximas viagens.

Ferramenta de comunicação

Até pouco tempo os gastos com telefonia pesavam dentro dos orçamentos de viagens corporativas. Hoje, é possível usufruir de infinitas ferramentas e aplicativos de comunicação muito mais dinâmicos e gratuitos. É o caso do próprio WhatsApp, por exemplo, que permite ligações e transmissões ao vivo. É preciso incentivar o uso dessas ferramentas para a redução de custos e para mais facilidades durante a viagem.

Opte por uma agência especializada em gestão de viagens corporativas

A empresa que investe em viagens corporativas almeja o crescimento e o desenvolvimento dos seus profissionais — e, consequentemente, o aumento dos lucros. No entanto, é preciso ter cautela para administrar essa estratégia.

Por esse motivo, é sempre indicado optar por uma agência especializada em gestão de viagens corporativas para que tudo seja realizado com eficiência, com profissionais experientes e com referência no mercado — somente assim os resultados serão alcançados mais rapidamente e com mais segurança.

Essas dicas são essenciais para uma boa gestão de viagens corporativas. Implantar todas essas ideias na sua empresa reduz os riscos de prejuízos e otimiza os processos durante a organização do roteiro e das atividades.

Se você busca uma forma eficaz para a gestão de viagens corporativas dentro do seu negócio sem precisar se preocupar com a organização de cada etapa de planejamento, entre em contato conosco. Nós temos a solução ideal para a sua viagem!

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