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4 melhores práticas para a organização de eventos corporativos

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Os eventos corporativos se transformaram em uma das principais ferramenta de gestão e fortalecimento de marcasApesar de ser uma tarefa que parece bastante complicada, com uma boa organização e planejamento, não há motivo para toda a produção não seja um sucesso. 

Nesse conteúdo, nós separamos 4 passos para você montar um plano de ação e organizar seu evento corporativo de sucesso. Aproveite a leitura! 😉

Criando uma política de eventos

Antes de começar a ligar para fornecedores ou empresas parceiras, um detalhe que precisa estar muito claro para toda a equipe é: o objetivo do evento. É somente a partir desta definição que será possível identificar os detalhes que irão nortear a organização do evento.

Faça uma sessão brainstorm com a sua equipe para entender o que a empresa quer entregar de valor para os participantes e como querem fazer isso. Identificar esses pontos e documentar as ideias, servirá como uma base para criar uma política de eventos a ser seguido pela equipe. Agora, confira alguns dos principais itens que você precisa estabelecer após esta reunião:

1. Determine o orçamento ideal

É impossível organizar qualquer tipo de evento sem antes ter ao menos uma ideia do orçamento disponível. A verba que você tem é o fator que possibilitará a escolha do local do evento, da decoração, do buffet e da logística. Se você der início à organização sem antes saber o quanto pode gastar, correrá um grande risco de ter prejuízos.

2. Defina a data e o local

Com o orçamento em mente, é hora de pensar na data e no local do seu evento.

  • Escolha da data

Ao escolher a data, tente evitar dias de muito estresse. Por exemplo, no final do mês, quando as empresas ficam mais movimentas por conta das metas e projeções para o mês seguinte. Já em datas próximas a algum feriado, pois os valores de hospedagens e passagens aéreas podem estar mais caros. 

Essas situações podem causar certo desconforto para os participantes, podendo até mesmo dificultar a vinda do público de outras regiões.

  • Escolha da localização

Procure por espaços que estejam bem localizados, que possam garantir uma estrutura segura e confortável para para o seu evento. O ideal é ser o mais consciente possível. Por isso, pense em como facilitar o deslocamento até dos participantes e palestrantes que pretendem vir de outras regiões.

3. Estratégia de comunicação

Com a data e o local definidos, é hora de convidar os participantes. Eventos corporativos necessitam de uma comunicação efetiva e, atualmente, nada mais efetivo do que investir em campanhas digitais.

Os e-mails corporativos, por exemplo, são acessados diariamente na maioria das empresas. Por isso, crie campanhas significativas e que façam as pessoas se interessarem na hora pela sua proposta de evento.

Além disso, criar publicações nas mídias sociais também pode trazer um retorno positivo. Você pode aproveitar para criar campanhas em mídia paga ou com parceiros para alcançar públicos que possuem engajamento com a sua empresa ou semelhantes a estes e que já se interessam pelo o seu negócio.

Dessa forma, você terá a certeza de que todos receberam seu convite, mesmo com um prazo mais curto.

Outros conteúdos que podem te interessar: eventos corporativos também fazem parte do marketing de relacionamento?

4. Execução do evento

Com tudo pronto, é hora de executar o seu planejamento. Procure por fornecedores confiáveis, que possuam bons históricos ou até mesmo indicações de amigos. Ao longo da execução, realize também um double-check nos detalhes mais importantes e verifique se estará de acordo com as datas de entrega.

Mesmo que a organização aconteça de última hora e seja (um pouco) mais estressante para a equipe responsável, conseguir transformar o seu planejamento em realidade é uma das etapas mais gratificantes da produção. 

Lembre-se sempre de levar em consideração as datas definidas no brainstorm inicial, realizar reuniões semanais de alinhamento com a sua equipe e uma última dica importante: otimizar os esforços da sua equipe. Assim, eles poderão focar nos pontos mais importantes da produção o que será um plus para o planejamento.

Se quiser saber mais sobre o assunto — organização de eventos: como otimizar o tempo da equipe?

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