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Deixou a organização do evento corporativo pra última hora? Veja o que fazer!

Deixou a organização do evento corporativo pra última hora? Veja o que fazer!
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Palestras, workshops e feiras, organizar eventos corporativos se tornou uma demanda cada vez maior no mundo empresarial por ser uma ferramenta de gestão e fortalecimento para as marcas. Mas, nem sempre é possível planejá-los a longo prazo, sendo necessário resolver muitas questões de última hora.

Se você já trabalha com a produção de eventos, deve saber que um fator que possui grande influência nesse processo de planejamento é o tamanho da equipe. Normalmente, as equipes de produção são pequenas, o que exige uma organização muito assertiva para que a ação seja um sucesso.

No post de hoje, vamos mostrar os principais passos para você montar um plano de ação rápido e eficaz para organizar um evento corporativo. Aproveite para compartilhar com a gente alguma das suas produções!

1. Determine o orçamento ideal

É impossível organizar qualquer tipo de evento sem antes ter ao menos uma ideia do orçamento disponível. A verba que você tem é o fator que possibilitará a escolha do local do evento, da decoração, do buffet e da logística. Se você der início à organização sem antes saber o quanto pode gastar, correrá um grande risco de ter prejuízos.

Com o nosso checklist de eventos corporativos, você ainda pode aproveitar para conferir cada um dos pontos mais importantes para o planejamento. Faça o download, é gratuito!

2. Defina a data e o local

Com o orçamento em mente, é hora de pensar na data e no local do seu evento. Pense primeiro na data, para, então, conferir a disponibilidade de locais. Nesse ponto é importante evitar dias de muito estresse como o final do mês ou datas que estejam relacionadas a feriados nacionais.

Isso porque, caso seja uma data próxima a algum feriado, os valores de hospedagens ou passagens aéreas podem estar mais caros, o que dificultará a participação do público de outras regiões. Já no final do mês, normalmente, as empresas ficam mais movimentas por conta das metas e projeções para o mês seguinte, o que também pode causar certo desconforto para os participantes ao na hora de se organizar.

Sobre o local, o ideal é ser o mais consciente possível. Portanto, procure por espaços que estejam bem localizados e que possam garantir uma estrutura segura e confortável para para o seu evento. Além de facilitar a logística dos colaboradores, isso também facilitará o deslocamento dos participantes e palestrantes que pretendem vir de outras regiões mas ainda não conhecem a região.

3. Estratégia de comunicação

Com a data e o local definidos, é hora de convidar os participantes. Eventos organizados de última hora necessitam de uma comunicação efetiva. E, atualmente, nada mais efetivo do que investir em campanhas digitais.

Os e-mails corporativos, por exemplo, são acessados diariamente na maioria das empresas, por isso, crie campanhas significativas e que façam as pessoas se interessarem na hora pela sua proposta de evento.

Além disso, criar publicações nas mídias sociais também pode trazer um retorno positivo. Você pode aproveitar para criar campanhas em mídia paga ou com parceiros para alcançar públicos que possuem certo engajamento com a sua empresa ou que são semelhantes a estes que já se interessam pelo o seu negócio.

Dessa forma, você terá a certeza de que todos receberam seu convite, mesmo com um prazo mais curto.

Veja também: eventos corporativos também fazem parte do marketing de relacionamento?

4. Execução do evento

Com tudo pronto, é hora de executar o seu evento. Mesmo que a organização aconteça de última hora e seja mais estressante para a equipe responsável, conseguir transformar o seu planejamento em realidade é uma das etapas mais gratificantes da produção.

Uma dica importante aqui é: considere a contratação de uma empresa especializada para cuidar da logística dos participantes e palestrantes. Além de “aliviar” a equipe da organização logística do evento, você ainda garante uma outra forma de se comunicar com o público-alvo e garantir que todos estejam prontos para participar do seu evento.

Organizar um evento corporativo de última hora pode ser uma tarefa bastante complicada, mas, com a organização e planejamento adequados, não há motivo para que não seja um sucesso!

Como falamos, além de contar com uma equipe de organização eficiente, é imprescindível buscar a contratação de profissionais especializados para auxiliar na execução do seu evento corporativo. Se esse é o seu caso, não deixe de entrar em contato com a Apino!

Consultoria para eventos corporativos: confira o nosso plano de ação para parceiros.

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