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Como montar um check list para eventos corporativos?

Organizar um check list de eventos é essencial para que qualquer realização seja um sucesso. Ao documentar todas as ações necessárias para a execução do seu evento, você poderá identificar os detalhes que precisam uma atenção maior, além de confirmar se os prazos e entregas estarão de acordo com o planejado.

Na nova atualização que fizemos neste conteúdo, construímos um check list que leva em conta uma escala de tempo até o seu evento. Por exemplo, os primeiros 6 tópicos se referem a um planejamento com 6 a 4 meses de antecedência. Sendo esta, a parte mais importante para que a organização do evento possa fluir da melhor maneira possível. 

É claro que existem variações entre os tipos de eventos e, para alguns casos, pode até ser que estejam faltando detalhes mais específicos. Porém, esperamos que esta lista possa te ajudar a organizar seu evento sem correrias desnecessárias e sem encontrar problemas no caminho. Vamos lá?

Neste post queremos que você saiba mais sobre:
  1. Objetivos e equipe
  2. Perfil do público
  3. Calculo do público
  4. Programação
  5. Local
  6. Projeto
  7. Modelo de check list para eventos

1. Definição de objetivos e equipe

Definir objetivos é buscar resultados. Para isso, é imprescindível que sua produção tenha um foco. Por exemplo, seu evento é para motivar funcionários de uma equipe? Um treinamento? Fazer novos parceiros? Nessa etapa, pontue as métricas e números a serem alcançados. Consequentemente, todos os seus esforços serão voltados ao que, de fato, importa.

Essa etapa também será crucial para definir um “plano mestre” para o evento e definir como será a disposição das equipes. Para isso, verifique quem poderá se voluntariar para fazer parte do comitê de eventos e se será necessário contratar mais pessoas. Garanta que os colaboradores e voluntários sejam identificados para gerenciar tarefas específicas – por exemplo, mídias sociais, coordenação de convidados e palestrantes, coordenação de design e impressão de materiais impressos, sinalização, etc.

2. Estudo sobre o perfil do público

É muito importante determinar o perfil do público-alvo do evento e entender o que ele espera de sua produção. Assim, além de você conseguir se comunicar melhor e com a linguagem adequada, também poderá focar nas dores e desejos desse público. Outro ponto positivo é que um estudo mais a fundo de seus participantes facilita uma série de fatores na produção. Inclusive, influencia na escolha do local, tópico que veremos mais à frente.

3. Cálculo do público estimado

Definido o perfil do público, é hora de estimar a quantidade de participantes. Esse é um passo fundamental até mesmo para a organização da logística de participantes e palestrantes e precisa ser rigorosamente respeitada. Além disso, esse número deve estar de acordo não somente com a capacidade do local escolhido, mas também com a dos transportes, serviços prestados, entre outros pontos.

4. Decisão da programação e escolha dos palestrantes

Um passo decisivo do checklist de eventos é definir a programação. Pode ser um dos mais trabalhosos para se concluir, pois montar uma grade de atividades depende de vários fatores, que nem sempre estão sob o seu controle. Por exemplo, a escolha dos palestrantes precisa casar com a disponibilidade deles, especialmente quando esses profissionais vêm de outros países ou estados. Busque sempre contatá-los com o máximo de antecedência e comece a negociar horários.

5. Definição do local

Se sua ideia é realizar uma palestra corporativa, uma convenção ou uma simples apresentação de um produto para um novo cliente, é interessante fazer o reconhecimento do local da produção com antecedência e estudar a estrutura disponível. Mas se for o caso, por exemplo, de realizar um encontro de equipe no final do ano como premiação, em um destino incrível, porém distante da empresa, o indicado é contar com uma assessoria especializada para auxiliar. Nesse exemplo, uma agência de viagens.

6. Elaboração do projeto

Após concluir os pontos do check list de eventos citados até aqui, escolha um nome atrativo para o evento e comece a desenvolver, na prática, alguns passos definitivos que darão início ao processo da produção. Alguns deles são:

Datas e horários

É preciso prestar atenção aos outros acontecimentos das cidades, assim como os valores das temporadas, para que seu evento não caia no mesmo dia ou horário de outros. Por isso, mais uma vez, é altamente recomendado estudar as melhores soluções junto a uma agência de viagens corporativas, antes de fechar qualquer coisa por conta própria.

Orçamento e estrutura

O orçamento é um item importantíssimo do checklist de eventos. Uma vez encerradas as etapas anteriores, é preciso colocar no papel os números e confirmar a viabilidade. Obtenha estimativas de custo como, por exemplo, aluguel de quarto, alimentos e bebidas, equipamentos, taxas de palestras, viagens, etc. para incluir no seu orçamento e ter uma previsibilidade maior do quanto irá gastar.

A estrutura a ser oferecida (Wi-Fi, audiovisual, decoração etc.) também deve ser planejada e custeada, de acordo com suas budget. Leve em consideração que um evento corporativo é um investimento para a empresa e, se bem planejado, traz retornos, sejam financeiros, sejam de experiências, conhecimentos e aprendizagens.

Modelo de check list para eventos corporativos

Todas as etapas descritas acima são para um planejamento entre 4 a 6 meses de antecedência. Agora, para os meses seguintes, algumas ideias são para você organizar a sua equipe e as suas ações são as seguintes:

Tempo: 3 a 4 meses para o evento

Palestrantes, apresentadores e artistas:

  • Finalizar tópicos de apresentação;
  • Obter informações como, por exemplo, biografia e fotos;
  • Organizar os detalhes de viagem e acomodação;
  • Ter contratos assinados, (se necessário).

Planejamento do local e logística:

  • Investigue a necessidade de autorizações, licenças, seguros, etc.
  • Determinar e organizar detalhes como: equipamentos, estacionamento, sinalização, etc.
  • Definir tipo de transporte (caso necessário);
  • Analisar a necessidade de contratar seguranças.

Publicidade:

  • Criar um script com a grade de palestras — apresentações de oradores, agradecimento, fechamento etc.
  • Desenvolver peças de publicidade —  criação de conteúdo, banners, anúncios em mídias sociais, etc.
  • Solicitar logotipos de patrocinadores para os materiais on-line e impressos;
  • Desenvolver e produzir convites, cartazes, ingressos, etc.
  • Desenvolver a lista de mídia e preparar o comunicado de imprensa, assessoria de mídia ou outros materiais;
  • Crie um site online para divulgar o seu evento;
  • Criar campanhas de e-mail para notificar aos convidados;
  • Criar uma página ou um evento no Facebook;
  • Desenvolver um vídeo promocional  para o YouTube e página do Facebook;
  • Criar um pouco de buzz no seu blog ou em fóruns e comunidades do segmento;
  • Determinar quem serão os convidados os VIPs e criar um documento de convite e acompanhamento;

Tempo: 2 meses para o evento
  • Enviar campanhas de e-mail para a lista de contatos;
  • Patrocínio: acompanhamento para confirmar patrocínios e inscrições;

Apresentadores e palestrantes:

  • Confirmar os detalhes da viagem e acomodações;
  • Solicitar cópia dos discursos ou apresentações;

Publicidade:

  • Divulgar comunicados de imprensa sobre palestrantes, celebridades, VIPs, etc.
  • Publicar um boletim de notícias inicial do evento no seu site e circule para todos os parceiros, organizações afiliadas, etc.
Tempo: 1 semana até o evento
  • Fazer uma reunião de alinhamento geral para confirmar todos os detalhes com a equipe – garantir que planos de back-up sejam desenvolvidos para qualquer situação. Por exemplo, voluntários de apoio, recepcionistas, voluntários adicionais para credenciamento, etc.
  • Finalizar script de evento;
  • Resumir todos os anfitriões, recepcionistas, voluntários sobre suas tarefas e cronogramas do evento;
  • Plano final de assentos, cartões de lugares, etc.
  • Fazer cópias impressas e online de quaisquer discursos, vídeos, apresentações, etc.
  • Verificação final de registro, credenciais e lista de registro;
Tempo: 1 dia para o evento
  • Confirme a presença da mídia;
  • Assegure-se de que toda a sinalização esteja em vigor;
  • Garantir que todos os itens promocionais, presentes, placas e troféus estejam no local.
Tempo: no dia do evento
  • Certifique-se de ter cópias de todas as instruções, números de telefone, chaves, permissões de estacionamento extra para convidados VIP’s, tabelas de lugares e listas de convidados com você;
  • Fazer o check-in com o organizadores de cada comissão para garantir que sua equipe esteja no caminho certo;

Bem, organizar um evento é um processo que exige muita dedicação e atenção de todos os envolvidos, até porque, um evento pode contribuir e muito como uma estratégia de crescimento para um negócio. Espero que essas dicas possam te ajudar a organizar o seu check list de eventos corporativos da melhor maneira possível.

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