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O que um checklist de eventos precisa ter?

O que um checklist de eventos precisa ter?
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Fazer um checklist de eventos é primordial para que qualquer realização seja um sucesso. Se tudo for organizado e sair da forma planejada, você ainda economiza na produção e facilita toda a logística. Quer saber como?

Neste post, separamos algumas dicas infalíveis para você organizar seu evento sem correrias desnecessárias e sem encontrar problemas no caminho. Leia até o final e tome nota dos pontos mais importantes. Vamos lá?

Clique aqui para fazer o download da nossa planilha de checklist pré-evento

1. Definição de objetivos

Definir objetivos é buscar resultados. Para isso, é imprescindível que sua produção tenha um foco. Por exemplo, seu evento é para motivar funcionários de uma equipe? Um treinamento? Fazer novos parceiros?

Nessa etapa, pontue as métricas e números a serem alcançados. Consequentemente, todos os seus esforços serão voltados ao que, de fato, importa.

2. Estudo sobre o perfil do público

É muito importante determinar o perfil do público-alvo do evento e entender o que ele espera de sua produção. Dessa forma, você consegue se comunicar melhor e com a linguagem adequada, além de focar nas dores e desejos dessas pessoas.

Um estudo mais a fundo de seus participantes facilita uma série de fatores na produção. Inclusive, influencia na escolha do local, tópico que veremos mais à frente.

3. Cálculo do público estimado

Definido o perfil do público, é hora de estimar a quantidade de participantes, independentemente do tipo de produção. Isso é parte fundamental da logística e precisa ser respeitada rigorosamente.

Além disso, deve estar de acordo não somente com a capacidade do local escolhido, mas também com a dos transportes, dos serviços prestados, entre outros pontos.

4. Decisão da programação e escolha dos palestrantes

Um passo decisivo do checklist de eventos é definir a programação. Pode ser um dos mais trabalhosos para se concluir, pois montar uma grade de atividades depende de vários fatores, que nem sempre estão sob o seu controle.

Por exemplo, a escolha dos palestrantes precisa casar com a disponibilidade deles, especialmente quando esses profissionais vêm de outros países ou estados. Busque sempre contatá-los com o máximo de antecedência e comece a negociar horários.

5. Definição do local

Se sua ideia é realizar uma palestra corporativa, uma convenção ou uma simples apresentação de um produto para um novo cliente, é interessante fazer o reconhecimento do local da produção com antecedência e estudar a estrutura disponível.

Mas se for o caso, por exemplo, de realizar um encontro de equipe no final do ano como premiação, em um destino incrível, porém distante da empresa, o indicado é contar com uma assessoria especializada para auxiliar. Nesse exemplo, uma agência de viagens.

6. Elaboração do projeto

Após concluir os pontos do checklist de eventos citados até aqui, escolha um nome atrativo para o evento e comece a desenvolver, na prática, alguns passos definitivos que darão início ao processo da produção. Alguns deles são:

Datas e horários

Ainda sobre a suposta viagem de premiação do tópico acima, imagine que esse encontro seja realizado em algum destino paradisíaco de Santa Catarina. É preciso prestar atenção aos outros acontecimentos das cidades, assim como os valores das temporadas, para que seu evento não caia no mesmo dia ou horário de outros.

Por isso, mais uma vez, é altamente recomendado estudar as melhores soluções junto a uma agência de viagens corporativas, antes de fechar qualquer coisa por conta própria.

Orçamento e estrutura

O orçamento é um item importantíssimo do checklist de eventos. Uma vez encerradas as etapas anteriores, é preciso colocar no papel os números e confirmar a viabilidade. A estrutura a ser oferecida (Wi-Fi, audiovisual, decoração etc.) também deve ser planejada e custeada, de acordo com suas budget.

Leve em consideração que um evento corporativo é um investimento para a empresa e, se bem planejado, traz retornos, sejam financeiros, sejam de experiências, conhecimentos e aprendizagens.

Essas foram algumas dicas do que um checklist de eventos precisa ter. Lembre-se de que produzir demanda tempo e muito esforço. Para casos que envolvam viagens, transportes e logísticas especificas, não hesite em buscar apoio de empresas parceiras especializadas no ramo.

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