Contar com uma política de eventos bem estruturada é fundamental para o sucesso de qualquer produção. Por meio dela, é possível estabelecer determinadas práticas para que o evento obtenha os resultados esperados, além de cumprir seus objetivos e respeitar o orçamento.
Se você ou sua empresa pretendem promover algum tipo de produção corporativa, mas ainda não sabem por onde começar, não se preocupe. Confira as dicas que separamos para você construir uma política de eventos ideal para a sua produção!
O que é uma política de eventos?
Uma política de eventos é, basicamente, um guia de práticas a ser seguido ao iniciar o trabalho de uma produção. Sem ele, dificilmente, você conseguirá cumprir todas as etapas do cronograma, além de poder encontrar dificuldades na organização e, até mesmo, ter surpresas com custos e problemas inesperados.
Esse tipo de material é fundamental para a empresa, pois, facilita o planejamento, a distribuição de tarefas e o controle financeiro. Para saber mais, confira o próximo tópico:
Como criar uma política de eventos corporativos?
1. Traçar os objetivos
A primeira etapa de uma política de eventos é definir os objetivos. Por exemplo, a produção é para ser um treinamento de funcionários, uma premiação de desempenho, uma data comemorativa ou uma viagem para novos negócios? A partir daí, a empresa consegue prever, com exatidão, quais são os planos e as necessidades para cada ocasião.
Uma dica é se basear naquelas questões de onde, como, quando e para quem o evento deve ser realizado. Com isso, todas as demais ações tendem a ser mais claras.
2. Determinar a frequência
O segundo passo para organizar uma política de eventos deve ser estabelecer a frequência deles. Por exemplo, um dia de premiação de funcionários pode ser feito mensalmente. Já um congresso necessita de mais organização e estrutura e, dessa forma, demanda mais tempo de planejamento, como meses ou um ano.
Tendo isso definido, as equipes envolvidas na produção passam a trabalhar com um cronograma e a dividir as tarefas por períodos. Bem mais organizado, concorda?
3. Selecionar datas estratégicas
Dentro da política de eventos, é imprescindível estudar as datas da realização. Imagine que sua empresa planeje o lançamento de um novo produto de tecnologia e, depois de quase tudo pronto, você descobre que haverá um grande congresso em uma cidade próxima e no mesmo dia. Isso é apenas um exemplo, mas é bom sempre levar em consideração uma série de possibilidades que, porventura, venham a acontecer.
Fique de olho em questões como outros eventos similares, datas comemorativas, sazonalidades, ações políticas regionais, entre outras. Assim, as chances de alguma eventualidade surgir para atrapalhar sua produção são bem menores.
Além disso, estudar as datas como uma estratégia pode, inclusive, ajudar no seu orçamento. Por exemplo, no verão, uma cidade de litoral tende a ter preços das passagens mais elevados e, talvez, seja mais viável pesquisar outros lugares por esse motivo.
4. Elaborar o planejamento
Quem trabalha com produção sabe que isso demanda tempo e muito trabalho. Uma única falha pode ser suficiente para desencadear diversos outros problemas. Por isso, é primordial ter um planejamento elaborado de cada etapa a ser realizada com um cronograma e metas.
Detalhes como prazos para a escolha do local e para a definição dos fornecedores são alguns exemplos do que deve constar nessa parte da política de eventos.
5. Definir o orçamento
Empresas que tratam eventos como um investimento devem definir um orçamento exclusivo para isso. É verdade que essa estratégia demanda alguns custos, porém, quando há controle e planejamento, os retornos são indiscutíveis. Para que isso aconteça, é necessário que essa diretriz esteja clara dentro da política de eventos. Estouros financeiros podem acontecer, mas, dessa forma, é mais fácil evitá-los.
Essas foram algumas dicas para você começar a montar sua política de eventos e deixar suas produções mais organizadas, seguras e eficientes.
Gostou? Outra forma de produzir um evento de qualidade é contar com a ajuda de agências especializadas, conforme explicamos melhor no post sobre o que avaliar na hora de contratar agência de eventos.
