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Logística de eventos: um guia prático e indispensável para os produtores

Se você costuma realizar encontros corporativos, já deve saber que a logística de eventos é um dos pontos cruciais para o sucesso da sua produção. Isso porque ninguém quer perder tempo planejando um evento que ninguém conseguirá comparecer, certo?

A partir de um trabalho logístico bem-feito, é possível reduzir custos, melhorar prazos, distribuir melhor as funções para a equipe e alcançar os objetivos de sua produção. No entanto, existem alguns erros recorrentes na hora de organizar um evento e é fundamental conhecê-los para evitá-los.

Por isso, incluímos neste post algumas dicas de planejamento para que a sua equipe possa organizar uma logística de eventos com excelência. Vamos começar?

Localização

Após definir o tipo de evento que pretende realizar, é preciso estudar o perfil dos participantes para, então, escolher o local ideal para o seu evento. Afinal, conhecer o tipo de público que pretende alcançar, pode servir como um grande diferencial para a produção e ainda evitar problemas posteriores. 

Por exemplo, se a sua projeção para o evento for receber um volume muito grande de participantes vindo de outras cidades ou estados para o local escolhido, será possível viabilizar condições atrativas para estas pessoas comparecerem ao evento. Dicas sobre hospedagens e cupons de desconto em transporte tendem a facilitar a participação não só de quem mora fora da cidade, quanto para quem está na região e precisa se locomover até o local.

Outro detalhe importante é que os participantes que se deslocam de outras regiões, tendem a ficar com dúvidas quanto a localização ou o que fazer pelas redondezas. Por isso, uma ideia legal é criar uma dinâmica diferenciada de atendimento para esses convidados, e reservar um espaço de informações gerais dentro do próprio evento, a fim de orientar o público.

Estrutura externa do evento

Após mapear esses pontos, é chegada a hora de analisar o local. Lembre-se de verificar se ele possui fácil acesso e facilidades para a chegada, como estacionamentos ou transportes públicos. Ter uma rota de entrada bem definida para quem chega por meio de motoristas de aplicativos, vans ou micro ônibus, pode facilitar a chegada dos participantes e ainda evitar confusões na área externa do evento.

Programação e palestrantes

Também faz parte da logística planejar, detalhadamente e antecipadamente, o cronograma das atividades e palestras do evento. A partir dessa organização de horários será possível criar uma dinâmica mais leve para o evento e definir os serviços e atendimento necessário para cada palestrante.

Deve-se levar em consideração detalhes que ofereçam mais conforto e comodidade para eles. Por exemplo, imagine se o profissional escolhido é de outro país, não sabe falar português e não conhece a região do evento. Nesse caso, seria complicado para ele fazer o deslocamento ou até mesmo escolher uma hospedagem por conta própria. 

Sendo assim, para gerar maior comodidade, os organizadores podem adotar alguns serviços com condições diferenciadas, como um transporte do aeroporto até o hotel/hotel para o evento, ou uma hospedagem próxima ao local do evento. Além de facilitar a vida do palestrante também proporcionará ainda mais conforto para a sua estadia.

Quantidade de pessoas e transporte

Assim como citamos no primeiro tópico, entender o volume de participantes é essencial para nortear os serviços que irão diferenciar o evento e priorizar a facilidade aos convidados. Por exemplo, ao definir a quantidade e quais são os destinos de origem com maior volume de participantes, é possível entender se existe (ou não) a necessidade de disponibilizar um serviço de transporte/traslado para esses convidados.

O principal objetivo aqui é entender as necessidades dos passageiros. Isso será essencial também na escolha do tipo de veículo ideal e as potenciais rotas, como do aeroporto para o local do evento ou do evento para algum outro ponto de encontro. 

Lembre-se de que não há um padrão único na hora de decidir qual tipo de veículo deve ser usado como transporte para evento. Tudo vai depender do perfil da produção, da quantidade de participantes e do local escolhido. Para organizar esses detalhes da maneira mais simples possível, monte um itinerário e defina os horários para movimentar as pessoas entre os pontos de encontro. 

Na nossa planilha com o checklist para eventos corporativos, você encontra algumas dicas práticas sobre como organizar a parte logística de hospedagem, aéreo e transporte.

Terceirizando a logística

Não ache que resolver a questão de transporte para evento é apenas contratar os veículos e pronto. Muito pelo contrário. Para que tudo dê certo, é fundamental que haja uma equipe especializada para cuidar da logística de forma detalhada.

Dessa forma, você não se preocupa com traslados, horários, compra de passagens e outros detalhes que ficarão a cargo da empresa contratada. Pesquise por agências especializadas em viagens corporativas e consulte os serviços oferecidos. 

Se precisar conversar sobre o assunto ou conhecer novas soluções para viagens de eventos, siga nosso Facebook ou Linkedin e fique de olho nas nossas publicações.

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