As políticas de cancelamento aplicada pelos hotéis impactam significativamente as viagens corporativas, é importante se ater a esse fator na hora de escolher o hotel, já que cancelamentos de última hora são comuns em viagens corporativas.
Recentemente, Marriott e Hilton, duas das maiores cadeias de hotéis do mundo, fizeram grandes mudanças em suas políticas de cancelamento. As novas políticas de cancelamento exigem que os hóspedes cancelem suas reservas até meia-noite da noite anterior a sua estadia, ou então o hospede pode ter que pagar o valor de uma diária como multa de cancelamento. Esta nova política substitui a antiga prática de permitir que os hóspedes pudessem cancelar uma reserva até mesmo na noite de chegada.
Alguns hotéis estão oferecendo taxas flexíveis – por exemplo, as multas são aplicadas apenas em tarifas promocionais, já em tarifas um pouco mais caras existe a possibilidade de cancelar a reserva na mesma noite sem que haja penalidade, muito similar com o que é praticado por cias aéreas, que cobram mais para alterar bilhetes de classes econômicas. Existem também, casos em que hotéis aumentam as taxas de cancelamento com base na data do cancelamento: quanto mais próximo do dia da reserva, mais caro é para cancelar.
Esta mudança de política apresenta desafios únicos para as viagens corporativas, uma vez que, viagens dessa natureza, exigem um certo nível de flexibilidade. Para complicar ainda mais, tais mudanças nas políticas podem ocorrer de forma diferente em hotéis da mesma rede, ou seja, cada hotel podem ter regras próprias, independente da rede a que pertencem.
Empresas especializadas na gestão de viagens corporativas, tendo como base o histórico de cancelamento de seus clientes, sugerem hotéis cujas regras de cancelamento são mais adequadas para quem utiliza viagens corporativas. No caso da Apino, se o cliente possui um histórico grande de cancelamentos, sugerimos planos mais flexíveis, mesmo que mais caro, pois ao longo de um ano, o valor acumulado de multas de cancelamento podem superar em muito o valor economizado com tarifas promocionais que apresentam políticas de cancelamento mais rigorosas.
Antes de efetuar uma reserva, é importante conhecer as condições de cancelamento, já que pode ser diferente para hotéis individuais dentro da mesma bandeira. É da responsabilidade do hotel garantir que as políticas de cancelamento e quaisquer alterações posteriores estejam claramente comunicadas aos viajantes ou seus agentes de viagem antes da confirmação da reserva.