Os eventos corporativos são importantes ferramentas para networking, aprendizado, e, principalmente, para o incentivo à inovação dentro das empresas. Isso porque durante um evento empresarial, os colaboradores conseguem adquirir experiências longe do ambiente tradicional da empresa e “pensar fora da caixa”.
Assim, adquirem novas ideias para serem debatidas e inclusive colocadas em prática dentro da companhia. No entanto, como esses eventos são profissionais e os colaboradores participam deles a trabalho, é preciso haver um controle de ponto dessas pessoas. E isso é uma questão um pouco delicada.
Ao participarem de um evento, as pessoas costumam extrapolar as horas de trabalho habituais. Muitas vezes, além de participarem do evento em si, acabam fazendo pequenas reuniões de networking nos horários das refeições ou até mesmo frequentando um happy hour com um grupo de interesse para a empresa.
Assim, é preciso que a Gestão de Pessoas das empresas estejam bem atentas à legislação e a questões como intervalos intrajornada, horas extras e outros detalhes. Isso vale tanto para eventos na cidade de moradia dos colaboradores como em outros locais mais distantes, para os quais um deslocamento maior é necessário. A única diferença é que nesse caso adiciona-se como horas trabalhadas o tempo de viagem até o destino e também o de volta para casa.
Em caso de viagens, o colaborador precisará, além de marcar o ponto, elaborar um relatório de despesas que depois deverão ser reembolsadas pela empresa.
O que é considerado um evento corporativo
Existem alguns tipos mais comuns de eventos corporativos, como:
Congressos
São grandes eventos, sobre determinado tema, que ocorrem durante um período determinado, que variam de dois dias a uma semana, geralmente. Abrangem várias empresas e profissionais.
Convenções
Têm a mesma duração que os congressos, mas geralmente são eventos internos, envolvendo mais a participação dos colaboradores. São muito comuns as convenções de vendas, por exemplo, que reúnem os vendedores da empresa para debaterem metas para o próximo período.
Seminários
São cursos teóricos de capacitação. Geralmente envolvem uma metodologia científica para que os colaboradores aprendam sobre um determinado assunto.
Workshops
Ao contrário dos seminários, os workshops são cursos bastante práticos, nos quais os colaboradores aprendem sobre um determinado assunto “colocando a mão na massa”.
Roadshows
São basicamente workshops itinerantes. Em vez de acontecer em um só local, ele vai realizando paradas em diversas cidades e estados.
Feiras
As feiras contam com inúmeros expositores, geralmente agrupados por segmento, para a mostra e venda de produtos de empresas diversas.
O controle de ponto tradicional
Após conferir alguns diferentes tipos de eventos empresariais, imagine como realizar o controle de ponto nessas situações da maneira tradicional, ou seja, por meio dos Relógios de Ponto (REP) ou mesmo de forma manual.
Os relógios de ponto, como são fixos, não atendem de nenhuma forma essas situações. Já o controle de ponto manual, com informações repassadas pelo funcionário, não são confiáveis nem do ponto de vista do colaborador e nem do empregador, principalmente em situações itinerantes.
Assim, é preciso encontrar outra solução para o controle de ponto em eventos corporativos, já que nenhuma das soluções acima promovem um amparo legal nem para a empresa nem para o funcionário.
Controle de ponto digital
Nesse caso, como em muitos outros, a tecnologia é uma facilitadora, estando ao lado da lei, do colaborador e também da empresa.
O controle de ponto digital é uma solução que realiza um acompanhamento detalhado de todos os colaboradores, independentemente de onde eles estejam e o que estejam fazendo.
A solução atende a colaboradores internos, que dificilmente saem da empresa a trabalho, e colaboradores “móveis”, como representantes, que estão constantemente em viagens, além de profissionais que atendem a eventos corporativos.
Um controle de ponto digital tem como principais características:
- Possibilidade de instalação em qualquer dispositivo móvel
- Produção de relatórios em tempo real sobre as localizações dos colaboradores
- Integração com o GPS dos dispositivos móveis
- Possibilidade de realizar o controle de ponto com uma “selfie”, para comprovar a localização
- Possibilidade de bater o ponto mesmo sem a internet disponível
- Facilidade de controle pelo setor de Gestão de Pessoas, que recebe as informações à distância
Concluindo…
Muitas empresas reconhecem a importância dos eventos corporativos, principalmente para levar a inovação à companhia. Essas empresas possuem orçamento para isso, mas acabam não utilizando dessa ferramenta tanto quanto poderiam devido a dificuldades trabalhistas e legais.
No entanto, hoje, com a tecnologia de controle de ponto cada vez mais desenvolvida, é possível realizar eventos e possibilitar a ida de colaboradores a esse tipo de atividade de forma tranquila, sem preocupações. Isso porque o controle de ponto digital consegue capturar informações necessárias para a transparência da companhia, evitando desgastes na hora do pagamento de horas extras, por exemplo.
Se você quiser saber mais sobre eventos e viagens corporativas, acesse o blog da Apino. Se ficou com alguma dúvida, entre em contato conosco: [email protected]
