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O que avaliar na hora de contratar agência de eventos?

O que avaliar na hora de contratar agência de eventos?
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Para que sua empresa consiga realizar suas produções com excelência, contratar uma agência especializada em viagens para eventos e viagens corporativas é uma forma de ter todo o suporte logístico, operacional e de vendas à sua disposição.

Uma parceria desse tipo pode ser uma excelente escolha para seu negócio. Os eventos e viagens estão cada vez mais em alta, pois, além de serem uma forma de manter os colaboradores engajados e motivados, constituem uma ótima tática para fortalecer a marca, lançar novos produtos ou fornecer um ambiente de networking entre fornecedores e parceiros.

Porém, para que a imagem da sua empresa seja difundida de forma positiva, as viagens e os eventos devem ser muito bem organizados. Neste post, conheça 9 aspectos que você deve avaliar na hora de contratar agência de eventos!

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1. Qualidade garantida

De nada adianta a realização de um evento se ele for mais problemático do que prazeroso, concorda? Ao se tratar de um evento externo, sua falha pode prejudicar a imagem da empresa. Portanto, é imprescindível que tudo ocorra conforme o planejado, sem deixar os envolvidos desconfortáveis.

Em relação às viagens, as agências oferecerem apoio 24 horas por dia durante a contratação do serviço, no caso de alguma situação inesperada acontecer ou um colaborador precisar de algum auxílio na cidade em que está hospedado, por exemplo. Imprevistos acontecem e deixá-los nas mãos de profissionais experientes é a melhor solução.

Uma agência especializada tem contato com os fornecedores que oferecem o melhor custo-benefício, que mais se alinham com seu objetivo e que cumprem os prazos estabelecidos. Muitas vezes, as agências conseguem um preço amigável por já terem uma relação de confiança estabelecida com os fornecedores.

2. Agilidade na organização

Se sua empresa for planejar um evento ou uma viagem por conta própria, as tarefas em relação à organização serão designadas aos seus colaboradores. É importante que eles auxiliem e opinem sobre o assunto, porém eles já têm suas tarefas diárias no trabalho, e o planejamento do evento ou da viagem corre o risco de ficar em segundo plano.

As agências especializadas sabem exatamente o que é preciso fazer e com quem precisam negociar, além de já terem seus fornecedores de confiança. Por isso, ao contratar seus serviços, a agência organizará tudo o que for preciso o mais rapidamente possível, com qualidade e preços atrativos.

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3. Redução dos custos

Pode parecer que não, mas contratar uma agência especializada também ajuda sua empresa a reduzir custos. Isso acontece porque, como já foi dito, as agências têm uma relação de confiança com seus fornecedores. Assim, conseguem preços melhores por contratá-los em grande quantidade e com certa frequência.

Por não terem experiência na área e 100% do seu tempo para dedicar a essas tarefas, os colaboradores da sua companhia podem se equivocar com os recursos, contratar fornecedores com custo-benefício ruim, entre outros problemas.

4. Auxílio com divulgação

Seu evento poderá contar com a equipe de comunicação da agência de eventos contratada, que fica encarregada pela produção do material gráfico e pela divulgação em mídias sociais — tudo conforme o público-alvo e o tipo de evento realizado.

Nesse sentido, é bastante relevante entender que eventos e viagens corporativos são importantes para as relações entre os colaboradores, entre eles e os clientes e ainda para o marketing organizacional. Um evento bem-sucedido contribui para aumentar a confiança dos clientes na empresa, além de otimizar a motivação e a interação dos profissionais envolvidos.

5. Resolução de problemas

Um dos papéis principais de uma agência de eventos é tirar o peso das costas da pessoa responsável por organizar o evento. Quem tem experiência em produção sabe quanto tempo é necessário para resolver problemas, qualquer que seja o tamanho deles.

Por exemplo, imagine que o hotel escolhido para receber seus palestrantes tenha algum imprevisto na semana do evento. Provavelmente, você teria que parar tudo, atrasar seu cronograma, gastar tempo e dinheiro pesquisando novos lugares etc. No caso de ter contratado uma agência especializada, basta entrar em contato e deixar que isso seja solucionado pela equipe dela.

No entanto, é pertinente ressaltar que contratar agência de eventos não significa pegar toda a responsabilidade da organização e jogar no colo dela, achando que tudo será resolvido automaticamente. É mais interessante e produtivo enxergar a contratação mais como uma parceria, na qual a participação em conjunto da equipe dela com seu time interno torna-se essencial para obter os melhores resultados.

6. Máxima dedicação

Como mencionamos, sua empresa e suas equipes não podem parar todo processo de trabalho para se dedicarem, exclusivamente, à produção do evento, concorda? Além disso, você não pode esperar o melhor resultado se seus funcionários estiverem com múltiplas funções.

Por isso, uma das razões para contratar agência de eventos é a garantia de sempre haver alguém cuidando dos assuntos da organização. Assim, as tarefas da empresa continuam operando, enquanto a produção do evento caminha à parte.

7. Economia de tempo

Tempo é dinheiro. Qualquer empresa que reconhece isso sabe que esse fator é crucial para cumprir os prazos e alcançar os objetivos de forma tranquila e segura. Em vista disso, faz-se necessário estabelecer um cronograma de tarefas, de acordo com os dias disponíveis até a data do evento.

Evitar correrias e soluções em cima da hora é imprescindível para o sucesso da produção. Por isso, resolver tudo sozinho e por conta própria pode não ser o melhor caminho.

8. Diminuição de riscos

Organizar eventos sempre envolve riscos. Nesse sentido, contratar agência de eventos não exclui totalmente essa possibilidade. No entanto, as chances de haver imprevistos e prejuízos são significativamente reduzidas.

Toda produção está suscetível a acontecimentos inesperados e lida com fatores externos que podem gerar alguma ameaça. Porém, com uma assessoria, você conta com equipes experientes, logo, a probabilidade de encontrar soluções adequadas e alternativas relevantes torna-se muito maior.

9. Soluções logísticas

Quem trabalha com produção sabe que a logística é uma verdadeira pedra no sapato que pode mudar todos os rumos da organização. Sem dúvidas, cuidar dessa parte requer conhecimento, tempo e muito trabalho.

Por isso, nem sempre vale arriscar deixar essa responsabilidade na mão de uma equipe interna. Então, mais uma vez, a opção mais adequada é contratar uma agência de eventos especializada no assunto.

Cuidar de transportes, reservas de hotéis, passagens aéreas e outros detalhes demanda bastante atenção, e é imprescindível que tudo saia como planejado, caso contrário, todos os processos da produção podem ficar comprometidos.

Essas foram algumas razões para contratar agência de eventos a fim de auxiliar a produção da sua empresa. Não há dúvidas em relação às inúmeras vantagens que essa parceria pode trazer para seus negócios.

Precisa de ajuda para começar sua nova produção? Contamos com uma equipe exclusiva de assessoria de viagem para eventos. Fale com um de nossos consultores hoje mesmo e confira como podemos auxiliar sua empresa com nossas soluções para feiras, congressos e workshops!

 

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