Realizar eventos corporativos é uma estratégia que gera ótimos resultados para a empresa, além de fortalecer o networking e ajudar no melhor posicionamento da marca. Entretanto, hoje em dia, há eventos dos mais diversos e em diferentes formatos. Para fazer com que as pessoas saiam das suas rotinas e cedam seu (precioso) tempo para participar de um encontro como esse, é preciso criar eventos corporativos criativos.
Atualmente, tudo se baseia na experiência do usuário. Para que um evento seja lembrado e para que seus participantes queiram retornar no próximo encontro, essa experiência precisa ser muito marcante, gerando um marketing boca a boca efetivo. O foco precisa ser a experiência desse participante, e os organizadores precisam pensar “o que deixaria esse usuário boquiaberto no nosso evento? Como podemos tornar essa experiência diferente de tudo o que ele já viveu?”. Aí vão algumas dicas:
1. Escolha um local diferenciado
Um centro de eventos pode ser algo já “manjado”, um local fechado e sem identidade própria. Que tal um hotel de frente ao mar, ou uma pousada rústica? Se o evento for muito grande e realmente demandar um centro de eventos, transforme o local com a identidade do evento. Faça com que os participantes, toda vez que virem a imagem do local, lembre-se do seu evento.
Cada detalhe do local precisa ser marcante, e os usuários precisam se sentir confortáveis. Aposte em lounges, sofás, espaços de lazer, com jogos, como sinuca, pebolim, videogames… O evento é corporativo, mas quanto mais a pessoa se sentir relaxada e distante da pressão do dia a dia, mais atenção o evento receberá.
2. Comece pelo convite
Os participantes precisam começar a criar curiosidade desde muito antes do evento. Envie “teasers” criativos por e-mail regularmente. Dependendo do evento, envie materiais pelo correio, como um convite físico com algum objeto que a pessoa possa utilizar, como um abridor de garrafas com o nome de seu evento, por exemplo.
Uma ótima ideia é incluir um QR code no convite físico para que o participante busque mais informações. Ou mesmo a criação de hashtags nas redes para ir adicionando novidades a todo momento.
Enfim, use e abuse da criatividade nesse primeiro contato. Por meio de aplicativos ou outras ferramentas de design, é possível criar convites interativos e enviá-los por e-mail, mobile ou até pelas redes sociais. Incluir links, imagens, gifs, vídeos, mapas e outros recursos, com certeza, vão chamar muito mais a atenção do convidado.
3. Faça um check- in tecnológico
Os antigos formulários de recepção, check-in, lista de presença, entre outros, podem ser substituídos por tablets ou totens eletrônicos. Dessa forma, o participante pode fazer o seu cadastro de maneira “self-service”. Esses são elementos básicos e necessários em qualquer tipo de evento, mas que podem dar um ar de modernidade e agilizar os processos logo na entrada.
4. Aposte em workshops e apresentações “fora da caixa”
Eventos com palestras, workshops ou qualquer outro tipo de apresentações que demandem mais tempo devem ser devidamente planejados para evitar que fiquem muito longos, e consequentemente, cansativos.
O ideal é intercalar os formatos com falas, vídeos, fotos e, principalmente, atividades participativas com o público presente. Realizar sorteios e anunciar premiações e novidades que reflitam diretamente no interesse do participante pode ajudar a quebrar o gelo durante as apresentações.
Uma boa maneira de buscar inspiração é assistir algumas palestras do tipo TED Talks, que trazem expositores para contar sua experiência sobre os mais variados temas em menos de 20 minutos. Claro, você não precisa limitar tanto assim as participações dos palestrantes do seu evento. Mas se inspirar no formato direto e interativo do TED é muito interessante.
É possível também intercalar palestras com workshops relaxantes, como de culinária, degustação de vinhos ou outro tema que fuja um pouco do assunto do evento em si, mas que contribua para um momento de renovar energias.
5. Transmita o seu evento online
Transmita tudo o que puder pela internet, de forma criativa! Atue com repórteres fazendo a “cobertura” de seu evento ou mesmo faça de conta que você está transmitindo um “reality show”. Apenas transmitir palestras e workshops com uma câmera parada dá a impressão de monotonia. A transmissão é preciso ser realizada com qualidade, com pessoas filmando de ângulos diferentes, drones quando possível e maneiras inovadoras de interação.
Permita ainda que participantes interajam com o seu evento pela internet, por meio de comentários via hashtag, por exemplo. Disponibilize wi-fi com acesso livre, se possível.
6. Seja sustentável e demonstre isso
Por mais que pareça algo básico, a sustentabilidade é uma busca constante, tanto por parte das empresas quanto pelos consumidores. Assim, quanto mais sustentável for o seu evento, melhor. Incentive o uso de canecas recicláveis, espalhe lixeiras para orgânicos, vidros e plásticos e faça parcerias para doações a institutos sociais, por exemplo. A sustentabilidade é algo que precisa estar incluído em seu evento.
7. Invista em alimentação criativa
Um grande diferencial em eventos corporativos criativos é a questão da alimentação. Uma boa praça de alimentação, com espaço de lazer e comida de qualidade faz toda a diferença!
Não se esqueça de pensar na diversidade alimentar. Muitas pessoas são veganas, vegetarianas, intolerantes ao glúten, lactose, praticam dietas low carb… pense em todos! Afinal, a experiência de todos os seus participantes precisa ser incrível, e não somente de alguns.
8. Faça uma festa incrível ao fim
Mesmo que o evento tenha sido um sucesso e você tenha procurado fornecer uma experiência de conhecimento e relaxamento, o gran finale é essencial para o seu evento. Aposte em uma festa incrível, com alimentação e bebidas diversas, espaços interativos, cenários “instagramáveis” e, principalmente, um ótimo show! Isso vai fechar o evento com chave de ouro e nunca mais as pessoas o esquecerão. Assim, aposte em uma festa e garanta a satisfação dos participantes!
9. Fique atento às tendências
Por fim, fique sempre atento a cases de eventos corporativos criativos. Esteja a par do que a concorrência está fazendo para atrair os participantes, leia conteúdo de fora do país e esteja sempre com a cabeça aberta para novas ideias.
Sucesso!
