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Organização de eventos: como otimizar o tempo da sua equipe?

No nosso primeiro conteúdo sobre organização de eventos, falamos sobre as melhores práticas para elaborar um plano de ação para eventos. Agora, é na hora de por “a mão na massa” que muita gente começa a se preocupar. Afinal, organizar um evento realmente demanda muito tempo e dedicação, além de envolver riscos quando não for bem planejado.

Para garantir o máximo de eficiência, é importante contar com uma equipe que domine muito bem os processos e que dê a atenção aos pontos mais importantes da produção. Mas, como fazer para otimizar as tarefas da sua equipe e garantir que o evento aconteça como o planejado? É isso que queremos te apresentar nesse post. Vamos lá? 

Principais pontos que você verá nesse conteúdo:

  1. Organize sua equipe
  2. Priorize a qualidade
  3. Terceirize serviços

Organize sua equipe

Definir responsáveis diretos pela produção pode parecer muito complicado mas, neste caso, sua empresa possui duas alternativas: 1) contratar uma equipe de produção externa ou 2) encontrar colaboradores entusiastas no assunto e que queiram se disponibilizar para a ação.

Uma das vantagem de contar com uma equipe especializada na organização de eventos é que é preciso ter experiência com o mercado de eventos. Não dá para tentar organizar internamente se nenhum colaborador tem, pelo menos, o mínimo de experiência no assunto.

Por isso, converse com sua equipe e depois faça uma distribuição de tarefas de acordo com o perfil e expertise de cada um. Dessa forma, você saberá se ele terá as condições necessárias para realizar todas as suas entregas.

Uma excelente maneira para realizar essa organização de tarefas é criando um check-list com os pontos mais importantes da produção ou um board em algum aplicativo — o Trello, por exemplo, serve para organizar atividades, os responsáveis, datas de entrega, etc.

Priorize a qualidade

Uma dica importante: evite atribuir dupla função a um membro da equipe.

É muito comum ocorrer uma sobreposição de tarefas ao longo do processo e algumas ações acabarem ficando em segundo plano, o que pode acabar comprometendo a qualidade dos serviços.

Por exemplo, imagine se o responsável por toda a comunicação online/impressa do seu evento, também terá que criar a grade de palestras e ainda organizar os detalhes da viagem de cada palestrante que irá participar do evento.

  • Você teria certeza de que a comunicação estaria alinhada?
  • Sua grade de palestras estaria de acordo com a proposta do evento?
  • E os palestrantes, todos estariam com suas passagens e hospedagens em dia para estar no evento?

É extremamente importante para manter a qualidade do evento contar com pelo menos um especialista responsável por cada área, como: mídias sociais, impressos, palestrantes, estrutura audiovisual, logística, etc.

Terceirize serviços

Não há dúvidas de que quando a produção atinge os objetivos, os resultados são nitidamente positivos. Porém, quando mal executados, podem ser um verdadeiro desastre para o financeiro.

Em alguns casos, por não terem experiência na área e 100% do seu tempo para se dedicar a essas tarefas, os colaboradores podem se equivocar com os recursos, contratar fornecedores com custo-benefício ruim, entre outros problemas que podem ocorrer ao longo da execução.

Seja qual for a sua escolha, é de extrema importância contar uma equipe que tenha total atenção a cada detalhe da organização do evento. E, para estes casos, a terceirização de serviços pode ser uma das melhores soluções.

Voltando ao exemplo do tópico anterior, um detalhe que normalmente passa despercebido pelas equipes de produção é o planejamento logístico. Por exemplo, imagine que boa parte dos seus clientes ou até mesmo colaboradores estejam espalhados em diferentes regiões do Brasil. 

Para fazer com que todos estejam presentes no seu evento e garantir o melhor custo-benefício para sua participação, é preciso:

  • atendimento full time para esclarecer dúvidas ou questões dos participantes;
  • auxílio na compra de passagens aéreas (com os melhores preços);
  • auxílio na compra hospedagem (com a melhor localização e preço);
  • escolher o tipo de transporte necessário para atendê-los (traslado do aeroporto ou carro executivo?)
  • auxílio para encontrar um “QG” para as equipes que ficarem trabalhando; (…)

Para realizar essas atividades, é preciso tanto ter conhecimento local, quanto dos fornecedores certos para conceder descontos e valores diferenciados. A não ser que você já tenha um colaborador com esses conhecimentos, seria o ideal deixar na mão de quem ainda não teve nenhum experiência na área?

Por isso, otimizar os esforços da sua equipe e encontrar os parceiros certos é a forma mais fácil de atingir o sucesso, a economia e a praticidade ao longo da organização.

Saiba mais sobre o assunto — agile experience: diferenciais da operação logística para o evento

Lembre-se, ao produzir um evento corporativo: organize muito bem a sua equipe, compreenda a forma como cada colaborador pode realizar suas entregas e terceirize serviços que podem ser melhor executados por um especialista no assunto.

Além de “aliviar” a equipe, você ainda garante uma outra forma de se comunicar com o público-alvo e garantir que todos estejam no lugar certo e na hora certa para participar do seu evento. 

 

Organização de eventos: como otimizar o tempo da sua equipe?
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