Os eventos corporativos podem ser utilizados pelas empresas como uma ferramenta para objetivos diversos, como estreitar o relacionamento com clientes, garantir uma boa estratégia de endomarketing, lançar um novo produto, entre outros. Mas como organizar um evento corporativo? É sobre isso que falaremos no post de hoje!
É importante que você tenha em mente a relevância de trabalhar o evento desde o seu planejamento, passando por sua execução e culminando na confecção de relatórios. Por isso, nós elaboramos um passo a passo que você deve seguir para garantir o sucesso de um evento corporativo. Confira!
Escolha do local
O local do evento deve ser escolhido com muito cuidado e cautela. Ele será realizado na própria sede da empresa ou em um espaço alugado? Deve-se optar pela própria cidade ou fazer o evento em outro município? Tudo isso precisa ser levado em consideração ao escolher onde um evento será realizado.
No caso de eventos fora da cidade da empresa, é necessário, por exemplo, que o organizador forneça um mapa para que os participantes encontrem o local facilmente, bem como é importante garantir a hospedagem e a viagem dos colaboradores que necessitem se deslocar, entre outros fatores relevantes.
Além disso, ainda falando sobre o local, é necessário avaliar as opções com cuidado, verificando se há suporte para a sua demanda, bem como atendimento a todas as normativas exigidas por órgãos fiscalizadores, como o alvará do corpo de bombeiros e da vigilância sanitária.
Planejamento de logística
Quando for necessário que vários colaboradores ou clientes viajem para participar do seu evento, fretar uma viagem em grupo pode ser mais interessante do que gastar com o pagamento de combustível ou passagens individuais em meios de transporte coletivos.
Sendo assim, o planejamento de logística para viagens em grupo é algo que deve ser pensado pelo responsável pela organização de eventos, que pode contar com o suporte de uma empresa especializada nesse assunto e terceirizar a atividade.
Planejamento de operações
É necessário que você dê suporte para as pessoas que vão até o seu evento. Afinal, elas estarão prestigiando a sua empresa e o seu trabalho, de certo modo. Dessa forma, vale a pena reservar a compra de passagens aéreas, o traslado, os quartos em hotéis, entre outras operações.
Integrar todos esses serviços em uma plataforma digital, como um hotsite do evento, pode ser uma excelente alternativa. Isso oportunizará que os próprios participantes do evento solicitem esse suporte, caso seja necessário.
Elaboração de relatórios das atividades
Você precisa fazer relatórios de tudo que acomete o evento, desde o planejamento inicial até as percepções que as pessoas tiveram sobre o que foi oferecido. Somente assim, em ocasiões futuras, você poderá se precaver de determinados erros que podem ter sido cometidos e, também, verificar aquilo que deu certo.
Em situações futuras, ao analisar os relatórios, você também poderá analisar as empresas parceiras que geraram bons resultados e, assim, repetir a contratação desses serviços.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre como organizar um evento corporativo, que tal assinar a nossa newsletter? Assim você receberá mais informações interessantes no seu e-mail!