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Viagem corporativa: saiba como organizar!

Viagem corporativa: saiba como organizar!
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As viagens corporativas fazem parte do crescimento da empresa pois em muitos casos, estão diretamente ligadas ao departamento comercial. Em muitas empresas, as viagens corporativas são usadas na execução do serviço em outro lugar que não o local da empresa. Isso significa que empresas cujos colaboradores precisam se deslocar com frequência, destinam boa parte de seus recursos financeiros e tempo para tais viagens.

Para que atenda às expectativas e atinja os resultados esperados, é preciso observar alguns detalhes como a criação de uma política de viagens na empresa e outros que vamos apresentar neste post. Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura!

Planeje com antecedência

Um dos requisitos essenciais para organizar uma viagem corporativa de sucesso é o planejamento, que deve ser feito com o máximo de antecedência. Por meio dele, o gestor visualiza cada etapa do projeto, evitando correria e brechas para imprevistos.

Questões como roteiro da viagem, quantidade de funcionários que participarão, orçamento disponível, reserva de hotéis e passagens, podem ser decididas com maior tranquilidade. Sem contar que as chances de encontrar preços mais atrativos e analisar propostas são maiores.

Defina um roteiro

Assim como o planejamento, o roteiro auxilia na organização da viagem enquanto ela está acontecendo. Além disso, ajuda a manter o foco, sendo uma ótima ferramenta de administração do tempo.

Em viagens de negócios, tempo é dinheiro, por isso, saber o horário de chegada, o transporte escolhido no translado, o hotel e outros detalhes, tornam a viagem mais produtiva.

Uma boa dica é fazer uma agenda para auxiliar os colaboradores durante a estadia na cidade. Ela deve ser repassada a todos os funcionários antes do embarque e precisa estar alinhada com os objetivos da empresa.

Crie uma política de viagem

Toda empresa que utiliza viagens corporativas para fazer reuniões, fechar negócio e firmar parcerias deve ter uma política de viagem, que são regras criadas para nortear as etapas envolvidas na realização desses eventos.

Elas são fundamentais para reduzir o tempo com processos administrativos e operacionais, além de outras vantagens, como você pode ver a seguir:

  • controle de despesas;
  • menor tempo gasto com processos operacionais;
  • maior qualidade nos serviços prestados durante a viagem;
  • estratégias mais alinhadas com a cultura da empresa;
  • detalhamento sobre a responsabilidade do viajante.

Oriente os funcionários

É importante que os colaboradores entendam que uma viagem de negócios tem orçamentos e objetivos bem definidos e exige uma atenção do colaborador para que as viagens não se torne onerosas para a empresa.

Para não correr o risco de um funcionário trazer surpresas desagradáveis, é importante orientar sobre a política de viagens da empresa e as responsabilidades do viajante.

Abaixo você pode conferir algumas orientações úteis:

  • evitar atrasos para não ter que remarcar e cancelar bilhetes e reuniões;
  • organizar a mala com os itens necessários;
  • registrar os gastos;
  • preparar as reuniões;
  • respeitar as leis de trânsito para evitar multas em carros alugados.

Quando a viagem é feita para um evento, incentive uma meta para que seus colaboradores gerem novos contatos estratégicos, já que essa é uma ótima oportunidade de conhecer clientes, fornecedores e parceiros.

Como você pode observar, as viagens de negócios devem ser conduzidas com base em estratégias bem definidas para que haja redução de custos e otimização do tempo, mas sem comprometer o conforto do colaborador em viagem. Além do mais, devem atender aos objetivos da organização e atingir os resultados esperados pelos gestores.

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