Eventos corporativos, fechamento de negócios, aproximação com clientes e fornecedores, busca de prospects… todos esses objetivos de uma empresa requerem um grande número de viagens corporativas. E organizá-las não é tarefa fácil, principalmente se a empresa quiser fazer escolhas assertivas, otimizar recursos e reduzir custos. Por isso, a melhor opção é terceirizar o planejamento de viagens com uma agência especializada, com expertise para que tudo ocorra da melhor forma, sem sobrecarregar os colaboradores da empresa, proporcionando conforto ao viajante e trazendo os melhores resultados para a organização.
A escolha de uma agência de viagens corporativas idônea, que esteja alinhada às tecnologias mais recentes do mercado, com experiência com grandes empresas é também muito importante. Afinal, o objetivo é trazer comodidade e não dores de cabeça à companhia. Neste artigo, vamos tratar como essa terceirização pode trazer muitas vantagens. Acompanhe!
Por que terceirizar o planejamento de viagens?
1. Para reduzir custos
Terceirizar o planejamento de viagens corporativas traz uma significativa redução de custos. Isso porque agências são especializadas nesse tipo de serviço, com um grande conhecimento de mercado, além de parcerias, principalmente com hotéis e companhias de passagens aéreas.
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2. Para diminuir a sobrecarga da empresa
A grande maioria das empresas não tem condições de ter uma pessoa encarregada somente pelas viagens corporativas. Assim, todo o trabalho de planejamento de viagens é realizado por secretárias e outros colaboradores, geralmente não muito experientes no assunto. Essa função extra pode baixar o rendimento desses colaboradores em suas funções reais.
3. Para focar em questões estratégicas
Terceirizar o planejamento de viagens corporativas a agências especializadas faz com que os colaboradores em viagem fiquem tranquilos para focar no que realmente importa durante a viagem, ou seja, as questões estratégicas para a empresa. Ou seja, se um gestor viaja para fechar um grande negócio, ele não deve ter que se preocupar com o meio de transporte do aeroporto até o local da reunião, nem com o lugar que jantará ou ficará hospedado. Ele pode focar todos os seus esforços no que importa para a empresa: o negócio.
4. Para ter segurança em imprevistos
É muito comum acontecer imprevistos em qualquer tipo de viagens. E, nesse caso, empresas especializadas estão preparadas para grande parte deles, já que lida com eles diariamente. Um viajante se sente muito mais confortável sabendo que está amparado por uma agência em qualquer dificuldade que encontre.
O uso da tecnologia para terceirizar viagens corporativas
Para unir a especialização de agências corporativas à autonomia das empresas e, principalmente dos viajantes, existem agências que disponibilizam um software para viagens, que simplifica principalmente os processos de compras de passagens, reservas em hotéis e aprovação dos gestores da empresa.
Dessa forma, tudo acontece dentro de uma mesma plataforma. O viajante faz o self-booking, ou seja, ele mesmo solicita passagens, traslados, aluguel de veículos, reservas de hotéis, etc. O sistema baseia a busca de acordo com a política de viagens da empresa, permitindo que se selecione somente o que for autorizado pela empresa (principalmente na questão de valores). A partir daí, a solicitação fica em aprovação, e o encarregado desse processo entra no sistema e aprova ou não o pedido.
Essa forma de terceirizar o planejamento de viagens também permite a realização de relatórios de acordo com as preferências dos gestores da empresa, seja por centro de custo, por projeto, por pessoa, etc.
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Conclusão
Podemos perceber, portanto, que terceirizar o planejamento de viagens é a melhor forma de reduzir custos e otimizar as viagens da empresa. Realizar essa terceirização por meio de um sistema, no entanto, traz ainda mais benefícios, como:
- Autonomia para o viajante
- Fluxo de aprovação com um clique
- Informações centralizadas
- Conciliação de despesas simplificadas
- Visão clara de todas as viagens
- Facilidade para criar e exportar relatórios
- Descentralização das tarefas
- Automação de políticas de viagem
- Comunicação fluída no sistema
- Liberdade para o gestor fazer tudo
- Análise a qualquer hora
- Dados importantes pré-cadastrados
- Satisfação das pessoas
- Redução de custos
- Otimização de processos
- Controle de orçamento
Entre muitos outros…
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