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Política de viagens: o que é e qual sua importância?

Política de viagens: o que é e qual sua importância?
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Você sabe o que é uma política de viagens e como ela pode auxiliar a saúde financeira da sua empresa? Ao realizar uma viagem corporativa, seja para prestar serviços, realizar reuniões e/ou participar de congressos e workshops, é fundamental que a empresa tenha um documento como guia para a boa gestão dos seus custos e despesas.

Esse documento é conhecido como política de viagens, que vai auxiliar na redução dos custos, no cumprimento das necessidades institucionais, tanto para não ultrapassar os recursos quanto para não restringir em demasia, além de garantir uma viagem responsável e segura.

Vamos lhe mostrar um pouco mais sobre sua real importância e quais seus principais pontos de atenção! Confira!

Redução dos custos e despesas

O principal objetivo desse documento é providenciar viagens de qualidade aos colaboradores da empresa sem extrapolar os custos. Para que isso ocorra de forma eficiente é importante que o procedimento tenha clareza e seja alinhado com a cultura da empresa.

Sendo assim, o documento deve conter os direitos e deveres do colaborador, estabelecendo os seus gastos máximos e proporcionando uma viagem com melhor custo-benefício, prezando sempre pela sua segurança.

Agilidade no planejamento

Imagine se todas as vezes que a sua empresa fosse proporcionar viagens de negócios houvesse a necessidade de planejar tudo desde o começo? Imprevistos que interrompem a linha de produção de uma indústria, por exemplo, podem gerar grande prejuízo por hora, caso dependa da viagem de algum prestador de serviço para o conserto do problema.

Imagine também o caso de um repórter que precisa cobrir uma notícia de última hora, mas é impedido de seguir viagem devido à falta de planejamento da empresa. São exemplos de situações que precisam de muita agilidade.

Além das emergências, a falta de planejamento também pode causar estresse e sobrecarregar o responsável pela organização da viagem, atrapalhando nas obrigações diárias do trabalho.

Padronização de procedimentos

Se a sua empresa possuir um procedimento padrão para realizar as viagens corporativas, os colaboradores e os gestores vão ter acesso a um formulário que deve ser preenchido para solicitar a aprovação da viagem.

No formulário é importante conter o motivo da viagem, nome do evento, as datas de ida e volta, telefones de contato do hotel, telefones de emergência, custo estimado, itinerários, horários de chek-in e chek-out, horários de reuniões e/ou palestras.

Tudo isso deve ser compartilhado tanto com o setor de recursos humanos quanto o setor financeiro da empresa, pois além dos custos e despesas, é muito importante a segurança do seu colaborador durante toda a viagem.

Alcance das metas

As viagens da sua empresa costumam ter um (ou mais) objetivo, não é mesmo? É fundamental ter a meta bem definida para, ao final de tudo, saber identificar se ela foi ou não atingida.

Seja para ganhar novos mercados, providenciar treinamentos, realizar reuniões importantes ou participar de feiras e workshops, todos esses motivos de viagens corporativas auxiliam no fortalecimento da sua marca, no engajamento da sua equipe, na retenção de talentos, entre outros.

Portanto, cada fator deve ter um propósito para trazer melhorias direta ou indiretamente para a organização. O que resta é alinhar toda a política de viagens de acordo com a cultura organizacional da sua empresa.

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