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Planeje o transporte para evento em 5 passos

Planeje o transporte para evento em 5 passos
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Se você costuma realizar encontros corporativos, já deve saber que um dos pontos cruciais para o sucesso é o transporte para evento. Apesar disso, muitos organizadores ainda têm dores de cabeça com essa questão logística na hora de planejar.

Se você quer melhorar a forma de planejamento de seus eventos e não ter problemas de locomoção de seus participantes, confira as 5 dicas que separamos neste post, que vão ajudar muito nas suas próximas realizações. Vamos começar?

1. A escolha do local

Quando você tiver definido o tipo de evento que pretende realizar, assim como o perfil das pessoas que vão participar, é preciso começar a pesquisar o local ideal para a produção.

O importante é que seja de fácil acesso e com facilidades, como estacionamentos e transportes públicos. Além disso, é essencial pensar nos espaços de circulação dos participantes, assim como na disposição dos setores e serviços, como o coffee break, almoço, palestras e exposições. Uma dica também, é reservar sempre um espaço para informações gerais, a fim de orientar o publico.

2. A definição de programação

Faz parte da logística também planejar, detalhadamente, o cronograma das atividades. Isso é importante não somente para organizar os horários de cada etapa, mas também para criar uma dinâmica mais leve para o evento.

Por exemplo, talvez uma bateria de palestras seguidas, uma atrás da outra, pode parecer mais fácil de organizar, porém, ao mesmo tempo, pode ser algo muito cansativo para quem assiste. Por isso, o ideal é que a programação seja intercalada com outras atividades, como sorteios e jogos, entre outras práticas. Caso isso demande a locomoção de pessoas para outros ambientes, é preciso planejar, antecipadamente, todo o transporte necessário.

3. Quantidade de pessoas e bagagens

Saber essa questão é fundamental para definir o transporte para evento que será usado para traslado dos participantes e de suas bagagens. Mais uma vez a logística terá um grande desafio e é preciso estar a par com as necessidades do público e o local do evento.

Monte um itinerário e horários para movimentar as pessoas nos pontos de encontro e de interesse. Além disso, entenda as necessidades dos passageiros. Isso será essencial também na escolha do tipo de veículo ideal, que você saberá como fazer a seguir.

4. O veículo ideal

Não há um padrão único na hora de decidir qual tipo de veículo deve ser usado como transporte para evento. Tudo vai depender do perfil da produção, dos participantes e do local escolhido.

Por exemplo, se a maior parte do público é composta de pessoas mais idosas, é essencial pensar no conforto e acessibilidade dos veículos, como uma van ou ônibus executivo. Já se o evento for um encontro de equipes para atividades de Team Building em um ambiente de aventura, por exemplo, o transporte pode ser feito até mesmo por meio de jipes. No final, tudo vai depender do perfil do evento e a sua proposta.

5. A escolha de uma empresa de transporte para evento

Não ache que resolver a questão de transporte para evento é apenas contratar os veículos e pronto. Muito pelo contrário. Para que tudo dê certo, é fundamental que haja uma empresa especializada para cuidar da logística inteira. Dessa forma, você não se preocupa com traslados, horários, compra de passagens e outros detalhes que ficarão a cargo da empresa contratada. Pesquise por agências especializadas em viagens corporativas e consulte os serviços oferecidos.

Com estas dicas, fica mais fácil planejar o transporte para evento e evitar problemas que podem arruinar todo seu planejamento.

Gostou das ideias? Quer conhecer também algumas soluções para viagens de eventos? Saiba como planejá-las, como realizar o atendimento e muito mais!

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