Gastar menos com viagens corporativas pode gerar uma economia de até 30% no centro de custo onde essas despesas são lançadas. Começar a economizar é fácil, basta tomar algumas medidas que vou explicar nesse post e em pouco tempo você verá a diferença.
A orientação para que possamos ter melhor rendimento no trabalho e nos projetos é planejar, com compra de passagens e hotéis é igual. Dentro do planejamento de uma viagem você pode incluir alguns passos que se executados farão você gastar menos com viagens de negócio.
1 – Plano de viagem para gastar menos com viagens corporativas
O primeiro passo é listar tudo que você precisa fazer na sua próxima viagem e determinar o tempo que levará para cumprir cada compromisso. Depois elabore uma rota sequencial nos endereços que terá que passar. Se sua viagem for de manhã, marque seu ponto inicial como sendo o aeroporto e marque as reuniões na sequência a partir do local mais próximo do aeroporto. Principalmente em uma cidade grande, o gasto com deslocamento pode ser mais dispendioso que o das passagens aéreas. O ideal é que esse plano de viagem seja feito pelo menos 30 dias antes da data da viagem.
2 – Reservas
Eu geralmente escolho por reservar primeiro as passagens, pois são as que mais oscilam. Evite comprar no fim de tarde, pois é o período do dia com maior probabilidade das passagens aumentarem. Depois de garantido as passagens, confirme o horário de suas reuniões, eu gosto de usar a agenda do google para isso. Como o valor do hotel oscila menos, você pode deixar para escolher o hotel de acordo com suas reuniões, mas nesse caso estamos considerando uma reserva com antecedência. Por fim reserve o hotel. Fique atento às regras de cancelamento, se você acha provável ter que cancelar sua viagem, escolha uma classe cuja as taxas de remarcação e cancelamento são menores, mesmo as passagens sendo mais caras, o prejuízo de ter que cancelar é menor, o mesmo vale para hotéis.
3 – Deslocamento
Pesquise sobre as opções de transporte do aeroporto, em casos onde os aeroportos são afastados da cidade, os custos de taxi ou uber são altos. Existem transportes de ônibus confortáveis ou metrô com melhores preços. Pesquisa por isso antes da viagem, assim você não perde tempo no aeroporto buscando informações. Já para ir de um ponto ou outro dentro da cidade você pode economizar usando UBER ou metrô. Em locais com sistema integrado, adquira o cartão de transporte, caso você não volte tão cedo para tal cidade, pode em muitos casos, devolver o cartão e pegar seu dinheiro de volta. Em cidades grandes funciona muito bem.
4 – Comunicação
Hoje em dia tudo é muito mais fácil quando se tem acesso à internet, por isso eu recomendo comprar um chip pré-pago com crédito para utilizar internet em viagens no exterior. O acesso integral à internet faz você economizar tempo e se comunicar com facilidade quando quiser.
5 – Conexões
Avalie bem se a passagem mais barata é de fato a melhor, leve em consideração que a alimentação nos aeroportos é caríssima. Em alguns casos, economizamos R$ 150,00 na passagem mas gastamos R$ 80,00 em alimentação e ainda perdemos um tempo precioso no aeroporto, além do cansaço.
6 – Câmbio
Na maioria dos casos eu prefiro comprar dólares no Brasil e levar em espécie. Mesmo quando a moeda do país visitado não seja o dólar, é melhor usar a moeda americana para comprar a moeda local no destino. O cartão de crédito é bom para uma emergência, mas a oscilação, o câmbio do cartão e o IOF aumentam os gastos.
7 – Bagagens
Com as novas regras de bagagem você pode economizar até R$ 60,00 reais em uma viagem doméstica rápida. Algumas malas seguem os padrões de tamanho e peso de bagagens de mão e acomodam roupas para usar em no mínimo dois dias de trabalho. Levar apenas bagagem de mão facilita na hora de antecipar voos em conexões e também no desembarque.
Em empresas com gastos a partir de R$ 20.000,00 por mês em viagens, tais medidas podem contribuir para você reduzir despesas. Recomendamos a nossos clientes usar o tripcase, um aplicativo onde você insere os dados dos seus voos e compromissos e que ainda avisa sobre qualquer alteração no horário do seu voo em tempo real.
Empresas que possuem gastos com viagens de R$ 25.000,00 ou mais, é recomendado contratar uma agência de viagens corporativas, que pode facilitar em muito a rotina de trabalho da empresa, dos executivos e reduzir bem os custos.
Quer mais tranquilidade na hora de planejar as viagens de negócios da sua empresa? Conte com a experiência da Apino turismo – acesse o site e saiba mais!