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4 erros que atrapalham a logística de eventos e como evitá-los

4 erros que atrapalham a logística de eventos e como evitá-los
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A logística de eventos é essencial para toda e qualquer produção corporativa. Ela exige muito trabalho e organização, porém, quando bem estruturada, permite que tudo funcione como o planejado.

A partir de um trabalho logístico bem-feito, é possível reduzir custos, melhorar prazos, distribuir melhor as funções para a equipe e alcançar os objetivos de sua produção. No entanto, existem alguns erros recorrentes na hora de organizar um evento e é fundamental conhecê-los para evitá-los.

Quer saber o que mais atrapalha a logística de eventos? Confira os 4 principais erros e o que você deve fazer para corrigi-los. Vamos lá!

Clique aqui para fazer o download do nosso checklist pré-evento. É só fazer uma cópia e começar a usar!

1. Persistir em atividades com custos elevados

Imagine que sua empresa realize um evento corporativo todo ano, para motivar seus colaboradores. Você gasta com aluguel de centros de convenções, transportes, palestrantes, buffet, entre outras milhares de coisas. Com certeza é uma boa estratégia, mas será que o trabalho e o investimento compensam tanto para atingir o objetivo principal?

Por isso, muitas vezes, é importante avaliar se alternativas não seriam mais eficientes e menos custosas. Viagens de incentivo, por exemplo, poderiam ser tão motivacionais quanto um evento desse tipo e com muito menos custo e trabalho, afinal, você pode terceirizar todo o serviço por meio de agências de viagens especializadas.

2. Não prever a demanda corretamente

A logística de eventos é fundamental para prever as demandas e necessidades de sua produção. Por exemplo, se você organiza uma palestra corporativa, mas não calcula bem a quantidade de participantes, alguns números podem não fechar no final — desde a falta de itens do coffee break à insuficiência de brindes ou prêmios que você planejava distribuir.

Nada pode ser tão desagradável para os convidados do que não serem bem servidos, afinal, podem pensar que o evento feito para eles não teve a devida atenção — e a ideia era exatamente o contrário, certo?

3. Deixar para cima da hora

O brasileiro tem a velha fama de deixar para resolver algumas coisas na última hora. Mas, quando o assunto é logística de eventos, esse erro não pode ser permitido, em hipótese alguma. É preciso cumprir data, hora e cronograma.

Imagine sua empresa oferecer uma viagem de negócios com seus colaboradores e você deixa para comprar passagens e reservar hotel um dia antes deles embarcarem. Com sorte, você conseguirá encontrar disponibilidade, mas tenha certeza que estará gastando mais.

4. Não fazer networking

Os eventos corporativos são fundamentais para criar um networking com outras empresas, clientes e fornecedores. Mas não espere o dia do evento para começar a se conectar com esses parceiros. É preciso atrai-los antes, durante e depois da produção. Hoje, por meio de aplicativos e, até mesmo, das redes sociais, é possível sondar empresas que podem somar com seu evento, tornando-o mais completo.

São diversos os tipos de networking que você pode buscar. Para uma palestra sobre marketing, que tal fazer contato com uma instituição de ensino? Ou, se for um evento voltado para viagens corporativas, seria bom contar com o apoio de uma operadora de turismo, concorda? Enfim, cada tipo de evento pode ter o parceiro ideal para contribuir ainda mais com sua realização.

Esses são alguns erros bem comuns que envolvem a logística de eventos. O sucesso de sua produção depende de um planejamento detalhado, com atenção especial para evitar os detalhes citados.

Gostou do post? Conhece alguém que precisa de ajuda para organizar um evento? Compartilhe o post em suas redes sociais e divulgue essas dicas.

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